職場で次のいずれかの状況に陥った場合は、手を挙げてください。
- オーバーランし、次の会議に遅れて現れる、時間通りにプロジェクトを完了できない、または仕事の後のイベントを見逃すことを余儀なくされる会議。
- 何が起こったのか と考えて混乱している会議 。
- 完全に時間の無駄になる会議。
みんなの手を空中で見ていますか？ そう思った。 これらの問題はすべて 、会議の議題 という1つの簡単なことで解決できます。
この魔法の概念は何ですか？ 以下の項目をカバーするドキュメント：
- 事前に準備する必要があるもの、または会議に持ち込む必要があるもの
- 誰が参加しています
- なぜあなたが会っているのか、あなたが達成したい目標
- あなたが話すこと、誰が何を話すか、そして各トピックが議論するのにどれくらい時間がかかるか
- 会議後に行う次のステップ
おそらく以前にこのようなものを使用したことがありますが、あまり正式ではありません。 たとえば、カレンダーの招待状のメモセクションに記入して、参照するドキュメントをユーザーに知らせることができます。 または、会社全体に招待した火曜日の会議の要点を簡単に説明したメールを送信しました。
しかし、会議がどのように、そしてどのように進むべきかについて、より詳細で具体的なレイアウトを持つことは、非常に便利です。 一つには、それは重要な文書です。あなたが話したことや行った決定を書面で書き留めることにより、あなたの上司を含む誰かがあなたの将来の決定に疑問を抱く場合に参照できるものがあります。
そして別のこととして、それは最もラグタグのグループでさえも組織化され、集中し続ける一方で、彼らに説明責任を持たせるのを助けます。 人々は準備された会話に参加することができます。つまり、限られた時間を効率的に一緒に使用でき、会議が生産的であると確信でき、実行可能な次のステップをより簡単に特定できます。
幸運なことに、 今すぐ 記入できるアジェンダテンプレートを作成しました。これにより、自分で書く時間を節約できます。 ドキュメントを開いてコピーを作成し、チームリーダーに記入してもらうだけです。
記入後 、会議をスケジュールするときに関係者全員に送信してください。 （ 会議の前に会議の議題を確認 して ください というメモを含めるのが賢明かもしれません 。 ）
議題は、あらゆる種類の会議に役立ちます。 チェックインについては、フォローアップの質問を準備するための透明性と時間を提供し、リーダーシップを示すクライアントミーティングについては、気を散らさないようにするグループブレーンストーミングについて、時間を大切にすることを全員に示します。
誰もが勝ちます！
