会議をリードしたことがあるなら、おそらく混forとした状況にすぐに変わったセッションを取り戻そうとすることも経験したことでしょう。
たぶん、あなたは余分なおしゃべりな束、または4歳の注意力を持っているように見えるその人に対処しています。 おそらく誰もが共有する素晴らしいアイデアを持っている-または多分王室の赤ちゃんは最終的に名前が付けられ、それは誰もが話すことができるすべてです。
理由が何であれ、ミーティングは制御不能になります。 しかし、もしあなたが集会を担当しているなら、物事の先頭に立ち、非効率な会議でみんなの時間を無駄にしないようにしたいのです。
グループを順調に進めることは言うよりも簡単ですが、スマートな計画と数日間の戦略により、より集中的なチーム会議に向かうことができます。
計画から始める
コントロールを確立する最初のステップは、議題の準備です。 そして、私が意味するのは、良い、昔ながらの、タイプアップされたアジェンダであり、事前に出席者に送られ（そして友好的なリマインダーとして会議で表示または配布される）。 すべてを書き留めるのはあまりにも明白に思えるかもしれませんが、紙にいくつかの詳細を記載しておくと、会議の目的に集中できるようになります。
計画をまとめるとき、会議で達成したい究極の目標を考えてください（たとえば、ブレーンストーミングセッションですか、またはいくつかの重要なアクションアイテムを完成させる必要がありますか？）。 次に、その目標を達成するために何を議論する必要があるか、どの質問に答える必要があるか、どの責任を割り当てる必要があるかを決定します。 これらのルーズエンドのいずれかがアジェンダの場所を持っていることを確認してください。そうすれば、誰もが到着する前に何を期待するかを知っています。
これらの議題に加えて、出席する人々についても考えてください。 何人いますか？ 彼らはお互いを知っていますか？ 彼らの性格は何ですか？ 通常、気を散らすものは何ですか？ これは、セッションの開始時に余分な時間でビルドする必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。 たとえば、会議の参加者が開始する前にパーソナルトークに参加したいと思っている場合は、ビジネスに取りかかる前に、全員がシステムからおしゃべりをする時間を数分間計画します。
フォーカスを促進
次のステップは、気晴らしや中断を阻止する会議スペースを作成することです。 物理的なスペースから始めて、部屋が外部の騒音や会話から閉ざされていることを確認し、ビデオ画面のループやテーブルの上の資料などの視覚的な邪魔にならないようにします。 そして、会議が始まる直前に、電話機を片付けてラップトップを閉じます。これは、他の人にも同じことをすべきであるという微妙な兆候です。
次に、生産性の段階を設定します。 議題が利用可能であることを確認します-印刷されたコピーを持っているか、画面上にそれを引き上げることによって-そして皆を歓迎している間、会議の目標を再度述べてください（例えば、募金イベントのため。」）。 また、会議が終了する時期を人々に思い出させるようにしてください。 「やるべきことはたくさんあるので、これを30分未満に抑えましょう」と言うだけで、人々と同じくらい効率的な会議が必要であることを人々に思い出させます。
ロジスティックスに関する注意事項として、追加の会議資料がある場合は、セッションの開始時ではなく、進行に合わせて配布してください。 このアプローチは気を散らすものだと他の人が示唆しているのを聞いたことがありますが、大多数の人は先を読み、今後の予定を見る機会があれば会議を脱線させることを学びました。
グループを取り戻す
明確な議題ときれいな会議スペースは、物事を順調に進めるのに大いに役立ちますが、会議をどれほど慎重に計画しても、気が散ることはあります。 それがトランジションの芸術が出てくるところです。 ミーティングに参加する前に、会話を目的の場所にリダイレクトするためのいくつかの丁寧で効果的な方法を用意してください。 私のお気に入りのいくつかを次に示します。
急いでください
良いエッセイのように（そう、私たちは皆それらを覚えています）、簡単な要約で会議を締めくくるべきです。 何が達成されたか、その後の予定、次のステップ、または責任を明確に述べてください。 これは詳細である必要はありません-実際、1〜2分以上続くべきではありませんが、次のようなことを言うように会議に挨拶をするのに役立ちます。 イベントロジスティクスの最終段階で大きな進歩を遂げました。 エミリーはこれらの詳細をイベントコーディネーターに連絡し、全員の最終的なTo Doのメールリストを送信します。」
たくさんの人を小さな部屋に置くと、コントロールを確立して維持するのが難しくなります。 計画、議題、およびいくつかの重要なラインを使用して次の会議に参加して、全員を軌道に乗せることが、すべての違いを生むことができます。
教えて！ 会議をどのように管理しますか？
