メールを送信したり、誰かにボイスメールを残したりすると、ブラックホールに向かって叫んでいるような気がしますか？ リクエストをユニバースに送信し、タイムリーな応答を期待して、指を組んでデスクに座ります。
PRの世界での私の仕事のおかげで、未回答のメッセージに関してはすべて見てきました。 私は、CEOのクライアント（別名忙しいクライアント）、クライアントの幹部と法務チーム（別名私は重要ではないと考えるクライアント）、およびメディア（別名広報担当者に対処したい）。 途中で、必要なときに答えを得る方法について多くのことを学びました。
遅延の原因に関係なく、忙しい（そしてはい、迷惑な）遅いレスポンダーに注意を払わせるためのいくつかのヒントがあります。
接続する
何よりもまず、他の人とつながるときは、その人にあなたを助けたい理由を伝えなければなりません。
レシーバーを即座に切断するミスを避けることから始めます。 名前のつづりを間違えるのは良い例です。基本的なことはわかっていますが、アシュリーやアシュリー宛てに何通のメールを受け取ったかはわかりません。 また、セールスピッチのように聞こえないようにしてください（たとえば、「私はあなたに話をしたい…」）。誰もそれに対処したくない。
代わりに、連絡先に関連するすべてのものを作成して、連絡先の注意を引きます。 たとえば、「これらのフォームを確認する必要があります」、「クライアントはこれらのフォームの承認が必要です」と言うのではなく、「あなた」と可能な限りすべてのことを言いたいのです。
また、人格やホットボタンでプレイすることで、人々にアピールすることもできます。 たとえば、少しエゴを持っている人は、自分がどれほど重要であるかを認めた場合に最もよく反応します（たとえば、「私はあなたの時間の重要性を認識しています。ケーススタディ。」）。
すばやく簡単に答えられるようにする
連絡先が支援に興味を持っている場合でも、忙しい人は複雑な電子メールや雑然とした長いボイスメールを聞く時間がないでしょう。 そのため、次の戦術を使用して、メッセージを合理化し、簡単に迅速に応答できるようにしてください。
有益な件名を持っている
件名を使用して、すぐにニーズを示し、受信者がリクエストに優先順位を付けられるようにします。 「レビュー用」、「フィードバックが必要」、「火曜日までに返信してください」などから始めて、すぐに期待を明確にすることができます。
まっすぐに
関連性のない情報や小物を使ってメッセージに多くの時間を費やさないでください。 「今朝はあなたをうまく扱っていることを願っています」と迅速に丁寧に話してから、受信者を満足させる紹介と理由に飛び込みます。 これもシンプルにしてください（たとえば、「クライアントXと私はYで一緒に仕事をし、Zに最適な連絡先であることが通知されました」）。
課題の締め切りを与える
電子メールまたはボイスメールが「いつでもアクセスできる」状態にならないようにするには、特定の質問をするか、アクションアイテムを提供し、応答を希望する時期のタイムラインを提供します。 特定のプロジェクトとクライアントでは、「金曜日までにフィードバックをお願いします。 その時点で、このドキュメントを更新し、レビューのためにチームの残りのメンバーに送信します。」これは、「間に合わない場合、発言権を失ってしまったことを示唆する良い方法です」 」
推奨事項を提供する
質問への回答または問題の解決策を探している場合は、常にいくつかの異なるオプションと推奨事項を提供してください。 これを行うことで、連絡先の人は考え抜く必要がなくなり、すぐに「はい、あなたの推薦は大丈夫です」または「オプション＃1で行こう」と応答できます。
スマートにフォローアップ
そのため、受信者が簡単に応答できるようになりましたが、それでも回答が得られません。 それで？ フォローアップの時間です。 この段階で助けになることと迷惑になることのバランスを取ることは難しいかもしれませんが、正しいコミュニケーションの道筋に従うことは可能です。
最初のメールの後で、締め切りに応じて意味のある簡単なフォローアップを行います。 このメールには、元のリクエストと期限を連絡先に思い出させる短い文を先頭に付けた元のメールを含める必要があります。 また、必要な材料をすべて再取り付けしてください。
2回目のメールで、まだ応答がありませんか？ 電話の時間。 （フォローアップメールを送信してから少なくとも24時間は、何かもっと早く必要な場合を除いて待ってください。）相手に電話をかけるか、ボイスメールを残すかは、簡潔にしてください。 元のメール、あなたが誰であるか、そして何が必要かを彼または彼女に思い出させます。
フォローアップの方法に関係なく、次のステップを常に手元に置いておきます。「明日もフォローアップします」または「一日の終わりまでに返事がなければ、私はチームの残りのフィードバックを組み込み、クライアントに送信します。」
そして、その人に連絡するすべての試みを追跡してください。それらを参照することは、あなたの緊急性を示すのに役立ち、あなたを助けるためにバックアップを持ち込まなければならない場合に役立ちます。
ビッグガンを引き出す
そのメモで、誰かと何度か連絡を取り合って無駄になった場合は、リクエストに応じて他の関係者をコピーしてみてください。 元のメールに（もう一度）返信し、「次のメールにチェックインしたいだけです。 上司、クライアント、または彼または彼女に拍車をかけると思われる人をコピーします。 それは私の好きなことではなく、受信機を少し苛立たせるかもしれませんが、それは間違いなくあなたにピンチで応答を得ます。
最後の選択肢は、質問に答えたり、元の受信者を押して応答できる別の連絡先を見つけることです。 これは、あなたが良好な関係を持っている内部連絡先またはより強力な誰かである可能性があります。 警告：このような状況で手を差し伸べるとき、元の連絡先を非難する必要はありません。 代わりに、「この動きをできるだけ早く取得する必要があります。手伝ってもらえますか？」
電子メールやボイスメールが非常に複雑になることを誰が知っていましたか？ どんな業界にいても、他の人とのやり取りはほとんどの場合必要であり、残念ながら遅いポークは常に存在します。 しかし、これらのヒントを使用すると、必要な応答をタイムリーに（または、少なくともある時点で）取得できるはずです。 さあ、そこに出て答えを見つけましょう！
