電子メール：それは私たちの生活の隅々まで行き渡っています。 個人的なメール。 仕事用メール。 学校のメール。 2番目の個人メール（スパム用）。 ビジネスの世界は卓越した電子メールドライバーであり、1日に1, 080億件以上の電子メールを生成しています。
生活のあらゆる面、特に職業生活でメールがあなたの会話を支配しているので、毎日たくさんのリクエストを送信することになります。 会計の担当者にレポートの作成を依頼することから、グラフィックデザインの担当者に提案を書式設定するために訴えることまで、多くの人に好意を求めるメールを送信します。
しかし、リクエストが直接届かない場合、受信者が受信トレイの忘却に消えるまでメッセージを無視するか、さらに悪いことに完全に削除するのは簡単すぎます。
それで、あなたが好意を必要とするとき、どのように応答を得る電子メールを書きますか？ 簡単な答えは、慎重です。 実際に読者の注意を引くメッセージを作成するのに役立ついくつかのポインタと、必要な応答を次に示します。
有利な件名を使用する
まず最初に：件名には理由があります。 これを使用して、受信トレイに別のメールを追加した理由を受信者に明確に知らせると、すぐに受信者が実際にメールを開く可能性が高まります。
あいまいな件名（「質問がある」など）は役に立たず、イライラする可能性があります。また、何かを必要とするときに誰かがイライラした状態で電子メールを開かないようにしたいと思います。 代わりに、受信者の時間を尊重し、通信を送信した理由を具体的に知らせてください。 例：「レビューが必要：プログラムパンフレットの調整。」
すばらしい件名を書くのに助けが必要ですか？ これらのヒントをご覧ください。
要求を行う前に読者に挨拶する
私は頻繁に、「おはよう」や単に「こんにちは」と言うことなく、すぐにリクエスト、要求、または質問を開始する学生からメールを受け取ります。あなたは（できれば）誰かのオフィスに割り込んでガラガラと動き始めないでしょう要求されるので、電子メールでもそれをしないでください。
長い間楽しい気持ちを抱いている必要はありませんが、リクエストを開始する前に個人的なものを落とすことは問題ありません。「こんにちはランディ！ 今週末の10Kはどうでしたか？ 私は土曜日にあなたのことを考えて、あなたの方法で良いバイブを送った。」または、「おはよう、ジェイコブ。 週末はどうでしたか？ 素晴らしいガーデニングの天気でした-あなたがそれを最大限に活用できたことを願っています！」
これらの挨拶は短く、簡単ですが、受信者に対する純粋な関心の良いレベルを示しています。 メールを開いたときに読者をいらいらさせたくないと言ったことを覚えていますか？ あなたにとって重要なことについてコメントしたり質問したりする人にイライラするのは難しいです。 あなたの受け手は、結局のところ、オフィスの外で感情と興味を持っている人間です。 人とつながりを持ち、何かで彼または彼女を乗せるための最良の方法は、時には良いことです。
英語の授業で学んだことを覚えておいてください
リクエストが緊急の場合、テキストのような略語、急いで書かれた文章、意味のある句読点のない段落をとりとめずに、急いでメールを送信したくなるかもしれません。 この状態になった場合は、停止してください。 深呼吸する。 援助を求めるとき、最後にしたいことは、誰かがあなたの要求を理解するのを難しくすることです。 受信者があなたの電子メールを理解できない場合、あなたはあなたが必要な助けを得るチャンスを傷つけただけです。
たとえば、適切なコンマのないまとまりのない段落は、読者にセクションの読み取りと再読み取りを強制し、ユーザーがあなたが伝えようとしていることを確実に理解できるようにします。 それには余分な時間がかかり、非常にイライラする可能性があります-避けたい2つのこと。 修正は簡単です。完全な文章を書きます。 長い段落を小さな段落に分割します。 カンマを適切に使用してください。
最後の句読点のヒント：感嘆符の文字列で文を終了する傾向がある場合は、停止してください。 チームが数十億ドルの取引を勝ち取ったと発表しない限り、あなたの文章は感嘆符の列を必要としません。
小説を書かない
はい、電子メールでリクエストを送信する場合、挨拶、完全な文章、適切な句読点を含めることにより、ある程度の巧妙さを行使する必要があります。 しかし、これらのことを達成し、いくつかの段落ではなく、ほんの数文でリクエストを行うことは完全に可能です。
一部のキャリア専門家は、電子メールは5文以下にする必要があると示唆しています。 メールを選択した文番号に制限するのに役立つツールもあります。
リクエストの複雑さによっては、常に5文の提案に固執できるとは限りませんが、最初のドラフトを書いてから、読みやすくするために資料をカットできるかどうかを検討してください。 次に、最終製品を見て、要求が明確かどうか、または電話または直接会ってより効率的に対処するかどうかを自問します。
例えば：
見る？ 洗練されたが、要点。 Randiが理想的な候補者になる理由についてパラグラフを書く代わりに、著者は自分が望むものについて明確で簡潔な説明を提供し、さらにそれについてさらに議論するよう要求しました。
メールを送信しない
メールで効果的な「質問」を作成することに関するコラム全体を読んだだけで、今は送信しないでくださいと言っています。 どうしたんだ？
そのメールを入力するのは無駄ではありませんでした。 リクエストを入力および編集することで、メッセージをよく考えて、何を求めたいのか、どのようにリクエストをサポートするのか、リクエストから生じる質問や懸念にどのように対処するのかを明確にすることができます。 これは、対面式の質問に対応するための貴重な練習になる可能性があります。
一部のリクエストはメールで完全に適切です。 ただし、重要なリクエストがあり、支援できる人に直接アクセスできる場合は、対面の会話が電子的なリクエストよりも有益かどうかを自問してください。 コンテキスト、声のトーン、表情、または電子メールによる感情はありません。 時には、人の向かいに座って、あなたの誠実さ、あなたの感情、あなたの笑顔、またはあなたの落胆（あなたを人間にするもの）を見るようにさせると、最も思慮深く作られたものよりもはるかに良いメッセージを売ることができます-of-humanity）メール。
記録のために、私は反技術ではありません。 私はたくさんのメールを書いて、Twitterでウサギを追いかけるのに時間がかかりすぎています。 しかし、私が本当に人の賛同や助けが必要な場合、電話をかけるか、彼または彼女のオフィスに歩いて、私が望むものとその人が私を助けることができると思う理由を説明する努力をすることができると信じています。
要求を簡潔に、要点まで、そして電子的であろうと対面であろうと、洗練された状態に保つと、必要な支援を得るチャンスがはるかに高くなります。
