電子メールに関しては、かなり言葉遣いが多い傾向があります。
私は、あまりにも直接的または冷たくなりそうになることを恐れて生きており、それらの余分な言葉、素敵さ、および（恥ずかしいことに）感嘆符のすべてについて何かがあります。
しかし、ここに問題があります。私は最終的に自分の時間を無駄にしているだけでなく、メッセージを読んでいる人の時間も無駄にしています。
誰もあなたの要点に到達するために、綿毛を通り抜けて彼らの貴重な精神エネルギーを費やすことを望みません。 ですから、私のように世間話や花のような言葉を使う心がソフトにあるなら、どうやって自分のメッセージを本当に重要なものに取り除くことができますか？
ここに私を助けた4つの実用的なヒントがあります：
1.フィラーの単語とフレーズを切り取る
メールにフィラーフレーズを振りかける可能性が高くなります。
信じられない？ 同僚にメールを入力し、「私は思う」という言葉を何回含めたかを見てください。それはあなたの言語を和らげるのに役立ちますが、それは全く不要です。 あなたがメッセージを書いているので、これがあなたが考えるものであると仮定されます。
「正義」のような言葉にも同じルールが当てはまります。私たちは皆、あちこちでそれをやります。 しかし、ほとんどの場合、完全に切り取られる可能性があります。
隠れている可能性のある他の混乱を取り除くことになると、以前のジャーナリズムのインストラクターから、私に固執しているもう1つのヒントがあります。コンマを含めた場所を探してください。 多くの場合、それらは削除可能な修飾子に従います。 「言うまでもない」、「しかし」、「本当に」、あるいは私がこのまさに文を始めた「あなたが知っている」というようなものです。
2.ブレットポイントを使用する
必要なコンテキストを含めることは1つのことです。 しかし、特に電子メールでは、行き過ぎて、あらゆる種類の無関係な詳細をメッセージに詰め込むのは魅力的です。
これが、箇条書きを使用することが非常に役立つ理由です。これにより、文章をより簡潔かつ直接的にすることができます。 短縮リストにした方が良い段落があるかどうかを確認するために自分自身に挑戦してください。
電子メール全体を一見すると無限の箇条書きにしたくないのですが、いくつかの大きなテキストを分割することで、メモを短くすることができます（はるかに整理しやすくなります）。
3.関連するドキュメントを人々に紹介する
メールに必死に詰め込もうとしている情報は、ドキュメント、プレゼンテーション、ウェブサイトなど、完全に別の場所に既に記録されています。
車輪を再発明する必要はありません。 したがって、必要なすべての情報を既に共有している追加のリソースを掘り下げることができる場合、受信者に要約しようとするのではなく、それを参照してください。
4.スモールトークをスキップする
あなたが私のような人なら、あなたはこのヒントを一度見て、あなたは 私をからかっているのだ と思い ましたか？ それらの快楽を飛ばすことは、きっと私をオフィスの怪物に変えてしまうでしょう！
私はあなたがどこから来たのかを知っています。私のメッセージのそれぞれにフレンドリーな質問を前に付けるのは礼儀正しいことのようです。 しかし、多くの場合、それはとにかく完全に未回答のままになります。 それは、ほとんどの人がすぐにつやを出すのは、まったく不要な部分です。
「あなたがうまくやっているといいのですが！」と気軽に続けてください。ただし、それ以上の場合はバックスペースボタンを押すのが最善です。
アクションでこれらのトリック
これらのヒントが実際に機能することを証明したいですか？ 以下の例を見て、2番目の電子メールが最初の電子メールとまったく同じポイントを、どのように少ない単語で取得するかを確認してください。
- この四半期の売上高は減少しています。 ネガティブではない方法でそれをどのように提示できますか？
- 順序を入れ替えると、プレゼンテーションがより強力になる可能性があります。 どう思いますか？
最初のメールは198ワードです。 二番目？ 簡潔で合理化された93語です。つまり、最初のメッセージは2番目のメッセージの2倍以上の長さでした。
一部のメッセージは、他のメッセージよりもこれらの戦術を簡単に適用できることに注意してください。 そして、おそらくあなたが書いたものを半分にスライスすることはできないでしょう。
しかし、それであなたを落胆させないでください。 代わりに、書面でのコミュニケーションをより効率的かつ効果的にしようとするという純粋な行為こそが最も重要なことであることを忘れないでください。 それがあなたが意識的に意識し続けている何かである限り、あなたの電子メールは改善し続けることは確実です。
