送受信する電子メールの量が増えるにつれて、膨大なアーカイブ内で特定のメッセージまたは特定の情報を見つけるという新しい問題が発生します。
幸いなことに、いくつかの計画的なキーストロークといくつかの高度な検索ノウハウにより、必要な情報をこれまで以上に簡単にメールから取得できます。
秘1：1：今すぐ書いて後で探す
メールを送信する前に私が行う最も重要なことの1つは、検索可能性のためにそれを読むことです。 後でこのメールを見つけるために検索する内容について考え、それらの単語がメールに含まれていることを確認します。
ほとんどの場合、私は何も変更しませんが、時々、「今朝話し合ったMashableパートナーシップ」や「会議のメモ」ではなく、「今朝話し合ったパートナーシップ」と入力したことがあります。将来的にこのスレッドを検索するとき、「Mashable」または「Jack Smith Amazon」を検索することを知っていますが、これらのクイックフィックスなしでは検索しません。物を見つけました。
秘2：2：ラベルとフォルダーを使用する
Gmailユーザーの場合、ラベルを使用できます。または、すべてを1つの大きなメールにアーカイブすることもできます。 ラベルの使用を検討する最も良い理由は検索です。
例：共同設立者のキャサリンと私は、シカゴ市について比較的頻繁にメールを送信します。 一部のメールは、当社の都市への販売拡大に関連するものであり、他のメールは完全に無関係です（そこで行われる会議や、そこに拠点を置く候補者など）。 「Sales」ラベル内で「Kathryn Chicago」を検索できると、同じクエリですべてのメールを検索するよりも、探しているものをすばやく見つけることができます。
Outlookのような他の電子メールクライアントのフォルダーにも同じことが当てはまります。 より制限されたメールのセット内で検索できるようになると、探しているものを見つけやすくなります。
秘3：3：メール検索コマンドを知る
最後に、検索オプションを確認します。 本文に「キャスリン」が含まれるメールと、キャスリンが送信したメール、キャスリンに送信されたメール、または件名に「キャスリン」が含まれるメールの検索の違いは非常に重要です。 Gmailの場合、これらは知っておくべき上位の検索コマンドです。
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特定の人との間のメールを検索するには：to：XYZおよびfrom：XYZ
プロのヒント：これらのコマンドの両方で、電子メールアドレス、名、または姓から選択できます（from：jane.smith @ themuse.com、from：jane、from：smithなど）。 誰かが複数のメールアドレスを持っている場合、姓または名を入力すると、それらすべての結果が表示されます。 -
件名に特定の単語を含むメールを検索するには：subject：XYZ
プロのヒント：フレーズを検索する場合は、必ず引用符で囲んでください。 件名：NYC旅行は件名に「NYC」、本文のどこかに「旅行」が含まれるメールを検索します。代わりに「NYC旅行」という件名が必要です。 -
添付ファイル付きのメールを検索するには：has：attachment。
プロのヒント：filename：doc、filename：pptなどを使用して特定のファイルタイプを検索することもできます。 -
特定のラベルが付いたメールを検索するには：label：XYZ
プロのヒント：Gmailのラベルをクリックすると、そのラベルが既に検索バーに追加されるため、検索の開始点として使用できます。 -
既読または未読のメールに検索を絞り込むには：is：unreadまたはis：read
詳細については、Digital Inspirationのこれらの検索コマンドの優れた例をご覧ください。
メールを検索可能な状態に保つために他のトリックを使用しますか？
