「すべての紙を取り除きます。」
私はニューヨーク市長のオフィスで働いていたプロジェクトマネージャーでしたが、これは私が達成するために割り当てられたタスクでした。 数十万人の従業員、数千の紙ベースのプロセス、および新しいテクノロジーのための限られた予算を抱える官僚制度の中で、私はほぼすべてをデジタル化する計画を立てることを求められました。
私が見たことがあったとしても、これは大変なプロジェクトでした。 実際、私が働いていた制約を考えると、不可能に近いものでした。 しかし、私は手を上げてノーと言うことはできませんでした。 仕事があり、どこかから始めなければなりませんでした。
Project Paper Eliminationは、無条件の成功ではありませんでした。 実際、それは無条件の失敗に近いものでした。 今日ニューヨーク市のオフィスに足を踏み入れると、机の上、受信トレイと送信トレイ、ごみ箱に紙が積もっていることは間違いなくあります。
それでも、このプロジェクトは、私がこれまでに経験したどの成功よりも、圧倒的なタスクを開始する方法について多くを教えてくれました。 克服できないように見えるものを、一口サイズの断片に取り組む方法を学びました。
1.全体像を把握する
ニューヨーク市には数十の部門があり、各部門には数十の部門があり、各部門には独自の内部プロセスがあります。 ファイルキャビネットやボックスには既に存在する紙があり、顧客や従業員がフォームやアプリケーションに記入するときにまだ作成される紙があります。 すべての紙作成プロセスを検討する前に、どこから始めればよいかを知ることは不可能でした。 最も多くの論文を生み出したのはどれですか？ 誰がデジタル化に身を投じ、お金を受け入れる必要性などの複雑な要因があったのでしょうか？ どっちが一番安いのか、どれが一番大きいでしょうか？
努力の範囲を実感するために、私はすべての部門を徹底的に調査するために数週間を費やしました。 この初期評価を行うことで、スコープとその内外に属するものを定義することができます。 それは、タスクの幅広さを上位に伝え、彼らが最も気にかけていることについてフィードバックを得るのに役立ちます。 また、論理的な出発点に進むのに役立ちます。
2.小規模での成功の例を見つける
Project Paper Eliminationの場合、保健省は最近、オフィス移転に促された紙削減プロジェクトに着手しました。 彼らは、必要のない場合、すべての紙の記録を持ち歩きたくはありませんでしたが、どの記録を残し、どれを残すかを知りませんでした。 そこで、彼らは多段階プロジェクトを実装しました。法的に保持する必要があるものを定義し、保持しなかったものを破棄し、ハードコピーが不要なものをスキャンします。 彼らはそれを実現するためにテクノロジーとスタッフを実装し、その結果を示しました。
1つのサイズがすべてに適合するとは限りません。特定のプロジェクトの規模を拡大する場合、新しい考慮事項が生じます。 しかし、成功の例は、あなたが達成しようとしているのと同じ目標を達成するための実証済みの方法を提供するだけでなく、他の人の失敗から学ぶこともできます。 出発点として使用できるモデルを提供します。 目的に合わせて変更、拡張、または適応する必要があるかもしれませんが、完全に空白のキャンバスから始めるよりも、何かに反応する方が簡単です。
3.低垂れ果の特定
はい、「使いづらい果物」は、どこかで使い古されたオフィス用語のリストに確実に載っているので、それをそれを「簡単なもの」と呼びましょう。 最も費用がかからず、最も時間がかからないもの。 Project Paper Eliminationの場合、これは、古くなった書類を取り除く、簡単なオンラインフォームを作成する、有効期限を過ぎたレコードを破棄するなどのことを意味しました。
簡単なものから始める理由はいくつかあります。 まず、ベルトにいくつかのノッチを付けます。 このような前方への動きの感覚は、それが最小限であっても、重要な心理的勝利です。 それはあなたに勢いを与え、先のより挑戦的な仕事のための燃料を与えます。 次に、プロジェクトの利害関係者に進捗状況を示すことができ、将来の作業段階を遂行する能力に対する信頼を生み出します。
4.最大の障害物をレイアウトする
ちょっとした成功を刻みながらも、それは不可能に迫り来る挑戦の気持ちを具体的な障害に分解することが重要です。 それらに名前を付けずに、それらを克服する戦略を開発することははるかに困難です。 紙の排除の世界では、1つの障害はオンラインフォームに入力されたデータをキャプチャする複雑さであり、もう1つは電子署名の法的要件に対応することでした。
これらの障害物をレイアウトすると、知覚された障害物が最初に想定したほど大きな課題ではないという発見につながる可能性があります。 あるいは、以前はマイナーだと思われていた大きな障害を明らかにするかもしれません。 ハードルが早い段階で何であるかを知ることで、すでに膝の深さにいるとき、あなたが盲目的にならないようにします。 また、政治的支援、資金提供、または専門家の指導など、あなたがそれらに取り組むために必要となるリソースを揃えるのに役立ちます。
5.作業を段階的に廃止する
中国の哲学者ラオ・ツーは有名な「千マイルの旅は一歩から始まる」と言った。千マイルの旅は、250マイルの4つの小さな旅、または100マイルの10の旅で構成されることも事実です。 困難なプロジェクトを管理可能なフェーズに分割すると、それほど困難ではなくなります。 そして、ステップ1とステップ完了の間を目指す現実的な中間マイルストーンを提供します。
ニューヨーク市政府で紙ベースのプロセスをデジタル化しようとして、作業を段階的に廃止するためのいくつかのオプションがありました。 1つのアプローチは、一度に特定の数の部門に取り組むことでした。 もう1つは、どの用紙を削除できるかを判断することから始め、それをデジタル化する技術を実装することから続行し、スタッフをトレーニングして顧客に新しい技術を宣伝することで終わりました。 圧倒的な量の作業を段階的に廃止する最も論理的な方法は、作業自体の性質によって異なりますが、深く入り込む前に取り組む価値は常にあります。
6.期待を設定する
あなたが何をするにしても、あなたがあなたが配達できると確信していないことを過剰に約束しないでください。 それを実現するために必要なものを尋ねてください。 そして、それが手に入らない場合、それが人、お金、または技術であろうと、あなたのタイムラインに影響するかもしれない方法を説明します。 エグゼクティブは、それを達成するために必要な作業を微妙に理解せずに何かを求める場合がありますが、評価をまとめて障害を特定すると、このニュアンスを伝えることができます。
頭を振って反対方向に走ることは、最も圧倒的なプロジェクトに対する一般的な、時には正当化される反応です。 しかし、どこにも行かないことが保証されています。 最も困難なタスクでさえ、正しい展望、先の作業に対する確固たる理解、そして道に沿って確認するための現実的で達成可能な一連のマイルストーンで苦労することができます。
