非営利団体のエグゼクティブディレクターであるレスリーは、リスクのある若者が学校に滞在するのを支援する組織のプログラムのパンフレットをやり直したいと考え、オフィスマネージャーのエマを担当させました。
エマは画像、色、フォントの更新に何時間も費やしました。 彼女は大胆で明るい再発明を誇りに思い、上司に見せることに興奮していました。
しかし、彼女がそうしたとき、明らかに問題がありました。 「ああ、」レスリーは新しいパンフレットについて次のように述べています。 しかし、なぜコピーはまだ同じですか？」
S然として、エマは彼女の耳を信じることができませんでした。 彼女はコピーの修正について考えたことがありませんでした。 そして、レスリーはそれを提案したことはなかった。 1つの簡単なことについて話している2人が、どうしてそのような異なる解釈を持つことができるでしょうか？
レスリーとエマは、ジョージ・バーナード・ショーによって不滅になった古典的な問題を経験しました。「コミュニケーションにおける最大の問題は、それが起こったという幻想です。」
職場には、レスリーのように、自分のアイデアを伝えるのが苦手な人がいるでしょう。 そして、そうでない場合、障害を引き起こす可能性があります。 それはあなたを誤ったコミュニケーションのリンボにスピンオフさせる可能性があります。 無駄な時間、恐ろしい手直し、そして完全な失火は、同僚や上司が効率的または効果的に望んでいることを伝えない場合に発生します。
これらの人々がより明確にコミュニケーションをとることを一日中望むことができます。 しかし、それはおそらくあなたの行くべき戦略ではないはずです。 希望する代わりに、次の3つの手法を試して、他の人からより明確で効果的なコミュニケーションを獲得してください。
1.課題を引き受けるとき
エマは、自分の上司が望んでいたことを聞いていると思った。 結局、彼らは同じ部屋に立って互いに話していました。 しかし実際には、「パンフレットを再設計する」というレスリーの指示はあいまいで不完全でした。
他の人をより簡潔で具体的にするための優れた戦略は、明確にする質問をすることです。
エマからそれがどのように聞こえるかを以下に示します。
エマは、彼女と彼女の上司が最終製品についてユニークなアイデアを持っていることを非常に早く見つけたでしょう。 それから、彼女はより多くの質問でさらに掘り下げ、グラフィックスと配色から最初のドラフトの締め切りまでのすべてについて尋ねることができたでしょう。
質問は職場での秘密の武器です。 疑わしい場合は、他の人に期待を明確にするよう依頼してください。 確実に理解できるまで質問してください。 ほとんどすべてを合理化することに驚くでしょう。
2.ミーティング中
会議に悪い名前を付けた会議に参加したことがありますか？ 私は、明確な目的や望ましい結果が得られないように思わず駆け回るマネージャーを見てきました。 その上、リーダーはグループでの会話を促進している以上に、自分の考えを声に出して処理しているように聞こえます。 アイデアとして何を真剣に考え、何を無視するかは誰にもわかりません。 そして、誰もが自分の机の上の仕事の山について考えています。 しばらくして、チームは話すことのポイントを忘れ、精神的に敷地を空け、電話でメールをチェックすることを辞任しました。
ミーティングの失敗の真っBe中にいることは、上司や同僚にスピーチでより効果的であるよう依頼するのが難しい場所です。 しかし、あなたはそれができます、そしてあなたはそれについて意地悪くする必要はありません。 一時停止したら中断して、説明を求めます。
「ボブ、私は部屋にいくつかの溝のある眉に気づいています。 私たちの何人かはこのトピックについてあなたをフォローしていないようです。 いくつかのステップに戻って、キーポイントを高レベルで確認できますか？ あなたが私たちから何を必要としているのかを確実に知りたいのです。」
同意をうなずき、他の人が混乱を表現するために飛び込む可能性があります。 必要な情報が得られるので、同僚も間違いなく後で話してくれたことに感謝します。
3.メールで作業しているとき
職場でのほとんどのコミュニケーションは、当然のことながら、電子メールを介して行われます。 ですから、プロジェクトの相棒であるアンジェラから長い、とりとめのない、焦点の合っていない本を手に入れたら、泣きたいです。
段落を一通り読み、彼女が言っていることを理解し、何かをする必要があるかどうかを判断し、応答する方法を理解するのに30分かかります。 一目で、この女性のメールを開くのが嫌いな理由を覚えています。 欲求不満で頭を壁にぶつけることができます。
代わりに、必要なものを、親切で非対立的な方法で尋ねる練習をしてください。 アンジェラにメールを再フレーミングできるかどうか尋ねて、より迅速に対応できるようにしてください。 そして、誰かに何か違うことをするように頼むなら、それが彼女にとっても良い理由を彼女に伝えてください。
「アンジェラ、あなたのメールは長くて詳細なことが多いことに気付きます。 たくさんの情報を提供してくれるのは素晴らしいことですが、私がすぐに見ているとき、私はあなたから必要なものをいつ正確に解読できるかは常にできません。 あなたがより迅速に応答できるように、または主題をより詳細にできるように、主要なポイントを一番上に配置できますか？ たとえば、「金曜日の午前9時に必要なアクション| ACME Project 'はすぐにスケジュールに入れるように思い出させてくれます。」
アンジェラから質の高いメールをすぐに受信し始める可能性が高く、同僚がより専門的にコミュニケーションをとることができるように支援することで、同僚に好意を持たせることができます。 そのためにあなた自身を背中に当ててください。
誰もが想像力に何も残さない方法でコミュニケーションをとることができれば素晴らしいと思います。 現実には、注意散漫とストレスに満ちた複雑で騒がしい職場でコミュニケーションをとっています。 重要な会話が行われている場合、周りの人が簡潔にコミュニケーションできるようにして、必要な情報を抽出できるようにすることをお勧めします。 最初に試すときは少し不快かもしれませんが、長い目で見れば、あなたはそうすることでより良く、より快適になります。 ボーナス、それはあなたのストレスとプロセスの誤った方向のエネルギーの時間を節約します。
