あなたがキャリアに彼らの受信箱についてどう思うか尋ねると、ほとんどはそれがフォローアップメッセージ、迷惑なスタッフ通信、ニュースレターまたはワズーのプレスリリースの魂を吸うブラックホールだと言うでしょう。 そして、それらの人々に毎日自分が受信ボックス全体を通過するのを見ることができるかどうかを尋ねると、ほとんどの人はそのような不可能な偉業のアイデアをsc笑します。
しかしこの1週間、私はほとんどの専門家がうんざりするような挑戦をすることに決めました。私は就寝前に毎晩受信トレイ0に到達するという協定を結びました。
それで、私はそれをしましたか？ 答えはイエスです。 簡単でしたか？ 嫌です。
毎日のように受信トレイをゼロにできるとは思いませんが、受信トレイの管理を改善するのに役立つ重要な教訓を学びました。
最大のもの？ 私を最も助けたものはどれも画期的ではありませんでした。 それらは、生産性の専門家やメールの大御所から何度も耳にする戦略でした。実際にそれらを実装し、フォローするだけの問題でした。
そのメモで、受信トレイの恐ろしさを軽減するために 実際に 必要ないくつかのことを共有しましょう。
1.「応答メール」をスケジュールに入れます
これについては以前に書いたことがありますが、毎晩受信ボックスをゼロにしようとしたときに最も効果的だったものの1つは、受信ボックスを常にチェックしていなかったことです。 その代わりに、私は毎日特定の時間をブロックして電子メールに専念します。私にとっては、午前中、昼食時、そして午後遅くに30〜60分、物事を片付けるのに十分な時間でした。
直観に反しているように見えます（確かに懐疑的でした）が、その1つのタスクだけに集中することで、通常よりもはるかに早く受信トレイを通過することができました。 また、タイムラインがあることで、メールを削除するのではなく、重要ではないメッセージに返信したり、重要でないメッセージに気を取られたりすることなく、メールを高速で処理するようになりました。
さらに、特定の時間単位でメールに返信すると、終わりのない雑用が少なくなり、To Doリストの別のことのようになりました。 今週まで、私は自分の受信トレイがいつも頭の奥にあることに気づかず、一日中メールアカウントをチェックし続けるという絶え間ない状態にありました。 それが他のすべてと同じように私のスケジュールの一部になったので、次のメールをいつ送信しなければならなかったのか疑問に思っていませんでした。 私はちょうどそれのための時間を作りました。
また、セッションの最後に「サインオフ」して、サイバースペースの世界で何が起こっているのかを心配しないこともとても良かったです。
2.すぐにほとんどのメールに答える
個人的には、受信トレイ内のメールの約65〜70％に、1〜2分もかからずに書ける迅速な返信が必要です。 多くの場合、受信トレイにそれらを残して、「ええ、これらは簡単です。 しかし、私が気づいたように、実際にはそれらを読むのに もっと 時間とエネルギーを要し、後まで延期するのに十分簡単であると判断するのに十分に処理し、後で戻って処理するそれらを再度応答します。
貴重な「メール応答」時間中に、その場でそれらの通信に応答することを実際に強制することで、私は受信箱からより多くのものを取り出し、思いもよらないようにし、そのとらえどころのない受信箱ゼロに近づきました。
3.他のメールを戦略的時間にパントする
私の非常に忙しい友人が私がそれを得ると主張し続けた後、私はついに先週BoomerangアプリをGmailにインストールしました（「それは命の恩人です！」彼女は言い続けました）。 そして私は認めざるを得ない：彼女は正しかった。
非常に簡単に言えば、Boomerangを使用すると、受信トレイにメールが表示されたときにスケジュールを変更できます。 後ですべてをスケジュールするのはごまかしているように聞こえるかもしれませんが（「明日の朝、受信トレイに45通のメールを表示することで受信トレイをゼロにしました！」）、ポイントは使用方法を戦略的にすることです。
たとえば、人気のある大学入学ウェブサイトの共同設立者として、高校のスタッフは大学のエッセイのドラフトを絶えず送信して、編集を楽しんでいます。 ただし、これらのドラフトを一度に何日も受信トレイに置くのは面白くなく、表示された2番目のドラフトを編集する時間もありません。 代わりに、Boomerangを使用して、編集する時間があるときに戻ってくるようにスケジュールしました（私の場合は、金曜日の午後です）。
私の生産性と私がどれだけ成し遂げることができるかに大きな違いをもたらしたとき、私の受信箱に入ってきたものをスケジュールすることができました。
これを行う別の方法として、受信トレイの天才Alex Cavoulacosは、ラベルとフォルダーを使用してさまざまなレベルの労力を必要とする電子メールを戦略的に管理するシステムについてここに書きました。 そういえば：
4.ラベルまたはフォルダーを使用する
私の言葉をマークしてください：すべてのメールをダンプするために、受信トレイを何らかの埋め立てとして使用しないでください。 ラベル、タブ、またはフォルダー（メールプロバイダーが呼び出すもの）を使用して、受信したすべてのものを適切に整理し、ファイルします。
メールアカウントには30種類以上のラベルがありますが、それは強迫観念や特定の言葉に聞こえるかもしれませんが、必要なメッセージをすばやく取得し、それらを使い終わったら物事をファイルすることで、受信トレイがまったく怖くないように見えます。
たとえば、現在、 プロスペクトの 従業員と やり取りを行ってい ます。 それらの進行中の電子メールを常に受信トレイに残すのではなく、それぞれのプロスペクト関連フォルダーにファイルを保存して、新しいメッセージがある場合にのみポップアップするようにしました。 これにより、既に処理したことの受信トレイが物理的に消去され、他のアイテムがより管理しやすくなります。
5.メーリングリストからの登録解除
このヒントは、一目瞭然です。綿毛をすべて取り除きます。 特定のニュースレターが届いたら、受信トレイのゴミ箱アイコンに直接移動しますか？ 退会するだけです。 また、「しかし、これは後で読むかもしれません！」という言い訳を引っ張らないでください。 私の経験則では、ニュースレターを3回続けて削除すると、その場で登録を解除します。
私は個人的にさまざまなギグのニュースレターをたくさん読んでいたので、スローを理解するために、受信トレイに表示するのが好きだったニュースレターのより便利な時間を見つけるためにBoomerangを使用しました。
これらのメーリングリストから脱却することにより、私は本質的に毎日数十のメールを受信しないようにしました。 以前は、受信トレイの半分の時間をニュースレターやその他の大量のメールリストを削除するだけでしたので、心配する必要はありませんでした。 私の受信トレイは、自分宛ての個人的なメールに関するものであり、私が保管したニュースレターは、実際に読んでみたいものです。
私の実験を振り返ってみると、毎日受信トレイ0に到達してみる価値はありましたか？
簡単な答えはノーだと思います。天国と地球を動かして、就寝前に毎晩Gmailで「No new mail！」というバナーを見るべきではありません。 ただし、この実験により、受信ボックスに常に何十もの（数百ではないにしても）メールを置く必要がないことがわかりました。 メッセージを削減する方法があったため、メールによるストレスレベルを削減しました。 今では、メールへの返信は常に面倒な作業である必要はないことを認識しています。これは、毎日のTo Doリストのもう1つの刻み目であり、不安を軽減します。
メールの習慣を変えることで、メールの送受信プロセス全体を自分で簡単に行えるようになり、時間を節約できました。 今、誰がそれを愛していないのですか？
