誰もがそこにいました：あなたはあなたに二重のテイクをさせるメールを受け取ります。 確かに、他の人は明らかに欲求不満または怒っていますが、あなたはまだ答えることを期待されています。 あなたは何をするべきか？ どのように対応しますか？
社内のオフィスメッセージングサービスとテキストメッセージは確かに人気が高まっていますが、電子メールは職場で最も重要で広く使用されているコミュニケーションツールであるため、可能な限り最も専門的な方法で使用できることが重要です。 つまり、上記で概説した状況であなたがどのように対応するかは、あなたのキャリアに肯定的または否定的に影響を及ぼす可能性があることを意味します。 たとえあなたが同じような調子で応答していると思うとしても。
はい、常にプロフェッショナルでいることは、言うよりも簡単だということを知っています。 職場でのメールへの返信はそれ自体が芸術であり、感情的なメッセージへの返信はそれを別のレベルに引き上げます。
このガイドでは、競合を回避して作業を完了することができるように、応答について説明します。
ステップ1：休憩
受信した電子メールを読み直して正しいことを確認することもできますが、すぐに回答の入力を開始しないでください。 あなたの同僚、上司、またはクライアントは、彼または彼女の感情が彼または彼女が書いたものを口述させる。 この間違いを繰り返さないでください。 休憩して、気性を冷やします。
メール送信の利点の1つは、すぐに回答する必要がないことです。 応答を作成するのに数時間かかることが適切な場合があります！ それを活用してください。 緊張を感じ、反対側が答えを待っている場合でも、少なくとも数分は確実にあります。 デスクから立ち上がって心を冷やし、スナックまたはコップ1杯の水を飲む。 それはあなたが膝の反応を避けるのに役立ちます。
ステップ2：結論に飛び付かない
正直に言うと、あなたが行間を読んでいるので、あなたは今のように反応していますか？ 過度に感情的なメールを処理しているとき、画面から放射状に広がる人の怒りや欲求不満を感じるかもしれません。 そして、そこにあるものだけでなく、それ以上のものがあると思わざるを得ないでしょう。
ただし、反対側が 実際に 何を意味しているか推測するべきではありません。 少数の文に基づいて（および自分の脳のフィルターとコミュニケーション方法を通して）他人の意図を判断することは悪い考えです。
結論に飛びつく誘惑に抵抗してください。 言葉を読み、情報を受け取り、専門家の対応を準備するだけです。
ステップ3：短くする
誤解の可能性を念頭に置いて、あなたの仕事は可能な限り正確な答えを提供することであり、それ以上のものではないことを忘れないでください。 他の人が意味するものへの応答を覆い隠す。
1つのメインメッセージのみを運ぶようにメールを構成します。 1つの文だけで構成する必要があるという意味ではありませんが、誰かがあなたのプレゼンテーションを批判し、引用している統計のコピーを求めた場合、統計情報の提供に基づいて応答を行うことを意味します）。
このようにして、相手側があなたの応答を読んで、あなたが意図したとおりにそれを正確に理解することを確信できます。 あなたが望む最後のことは、あなたの同僚が実際にはあなたを批判していないことを知るためだけに自分自身を守ることです。 しかし、彼女はフィードバックをぎこちなく言っているだけです。
ステップ4：わかりやすくする
一般的に、仕事のメールで皮肉と皮肉を避けるのは良い考えです-特に状況がすでに白熱している場合。 緊張を和らげるために冗談を言うこともありますが、この計画は簡単に裏目に出る可能性があります。
読者はあなたの表情やジェスチャーを見ることができず、非常によくあなたを誤解するかもしれないことに注意してください。 そのため、顔を合わせての会話のために商標の機知を保存してください。
ステップ5：助けを求める
メールの機密性が低い場合は、助けを求めるのが適切です。 おそらく、あなたの同僚はあなたの激怒した上司に対処する方法をよく知っているか、あなたのマネージャーはあなたが混乱したクライアントに適切なアプローチを見つけるのを助けることができます。
かつて、上司はクライアントをよく知っていたため、クライアントから受け取ったメールを解釈できました。 他の要因が関係していたので、彼は私に彼女の反応を個人的に受け止めてはいけないと私に保証した。 その後、落ち着いて完全に適切な応答を書くことができました。
怒ったメールを受け取ったとき、気を悪くしないでください。 人々は何かに満足していないとき、または失望している、または混乱しているときでさえ、感情的なメッセージを送ります。 個人的には何の関係もないという前提で業務を行う必要があります。つまり、仕事のやり取りや専門的な対応から気を散らさないようにする必要があります。
