最良の場合、電子メールは最も効率的なコミュニケーション形式の1つです。短い質問でも、質問に答えたり、メッセージを伝えるために外出先で送信することもできます。
とはいえ、受信トレイは、意味のない簡潔な応答の代わりに、本質的には何も意味しない1文の応答を受け取ると、解決するよりも多くの問題を引き起こす可能性があります。 会話の引き潮を使用して新しい方法で同じ質問を続けることができる電話とは異なり、電子メールで新しい情報を求めるのは難しい場合があります。
良いニュースは、通常、不可解な電子メールは2つのカテゴリのいずれかに分類され、各タイプに対応するための戦略があることです。 一般的な犯罪者とそれぞれの最善のアプローチについて読んでください。
1.「メールを読みませんでした」応答
最初の種類の不可解な電子メールは、そもそもなぜ文章を作成するのが面倒なのかと思わせるようなものです。 あなたは上司にあなたのフライトが着陸していることをメールで送り、彼は「数時間で」オフィスであなたに会うことを書き戻します。彼らの情報、そして残りの半分はあなたに彼らの電話番号だけを送ります。
あー メールを読むのはどれくらい難しいですか？
実際、それがあなたの出発点です。 彼らが言うように、他人を変えるよりも自分自身を変える方が簡単です。 したがって、最初にすべきことは、メールを客観的に確認することです。 質問を5段落のメールに埋めて、読まないようにトレーニングしていますか？ 上記の例を考えて、出張の2ページの要約の最後に遅れたフライトについて言及しましたか（上司は後で検討する予定でした）。 ガイドラインを試して、メールが必ず読まれ、返信されるようにしてください。
しかし、より明確なメールを書くことは次回のためにすべてうまくいきますが、今すぐあなたの非読者にどのように対応すべきですか？ 最良のアプローチは、重要な情報を「新しい情報」として提示することです（これは、書き戻しの理由を説明しています）。
上記の例の場合、「航空会社からの新しい情報：フライトは朝まで離陸しない可能性があります。 シカゴで夜を過ごすようです」または「電話番号を送信していただきありがとうございます。 必要に応じて丁寧に繰り返しながら、できる限り短く（1行または2行で見逃さないように）してください。
2.「これは私にとって優先事項ではありません」応答
上級同僚にアプローチAとアプローチBのどちらを取るべきかを尋ねる状況をレイアウトします。彼の返事は「幸運」です。または、新しい連絡先に連絡をとるのに適した時間を尋ねると、彼女は愛していますto -しかし、実際の時刻を含めることを怠ります。
おなじみの音？ 悪い知らせがあります。あなたが対応している人は、あなたに今すぐ答えることができません。
もちろん、あなたを完全に追い払うメールと、あなたの連絡先がもっと利用できる時間を与えるメールとの間には違いがあります。例えば、「私はコーヒーのために会いたいが、月末」というのは、数週間のうちに循環するという自然なフォローアップに役立ちます。
しかし、追加情報のない却下的な応答。たとえば、「いつ数字を見ることができますか？」。 「確か。」-必要な情報を入手することは、読者にとって優先事項ではありません。
それがあなたにとって間違いなく優先事項であるなら、それは彼または注目を集める時です。 次の式で応答してみてください。
- 必要な情報
- しっかりとした締め切り
- 質問を通して確認する。
たとえば、「今週の週末にいくつかのイベントがあることはわかっていますが、水曜日までにケータリングの見積もりを修正する必要があります。それまでに提供できますか？」または、「クライアントミーティングは金曜日の午前10時に予定されています。 あなたが必要とするものに的を絞ることは、読者に焦点を合わせます。 特定の日付（「次の2週間以上」ではなく「次の火曜日」）を含めると、優先順位のリストが上がります。 質問で終わるということは、受信者があなたに返信する必要があることを意味します。
誰かが応答するのに時間がかかるが、必要な情報を提供する努力をしないと、イライラすることがあります。 上記のヒントを使用して問題を把握し、仕事の遂行に役立つ方法で対応してください。
