あなたの周りの誰もが彼らが受信箱ゼロを達成する方法について話しているとき、あなたは一緒にうなずきます。 しかし、正直なところ、あなたはそこにたどり着く気がしない。
そして、あなたの防御において、それはあなたが長いまたは思慮深い応答を必要とするメッセージを受け取るためです。 誰かがあなたの意見を求めました、そしてあなたはそれを策定するのに時間をかけたいです。 または、レビュー用の5ページの添付ファイルがあるので、レビューする必要があります。 または、応答を特定の方法で表現し、新鮮になるまで待ちたいと考えています。
この状況の標準的な解決策は、あらゆる種類の問題です。 「領収書を確認する」ことはできますが、それは非常に形式的で、他の人が「And…？」に大まかに翻訳したメモをあなたに出す時期はわかりません。それはあなたのスタイルではないかもしれません-そしてあなたはまだ特定の答えを提供していません。 または、あなたはただあなたの時間を取ることができますが、あなたは他の人を不思議に思って待っているままにしておくでしょう。
この問題を解決した最近私が陥ったトリックがあります。 24時間以内に返信することを目指しています（それほど早くはないにしても）、少し時間をかけて購入できるラインを用意しています。 他の人が満足しているので、自分のスケジュールどおりに機能しているときにフォローアップする時間を与えてくれて、受信トレイのゼロにずっと近づけます。 ここに私のお気に入りの3つがあります。
1.「おおよそ連絡します」
期待を管理することの重要性を常に強調していた元上司がいました。 フロントエンドのユーザーに通知することで、混乱とフラストレーションを回避できます。 そして、それを行うための最良の方法は、人気のある格言の言葉で言えば、約束不足、過剰配達です。
誰かと連絡を取るために1週間待つだけなら、彼はあなたがそれを優先度が低いと考えていると仮定します。 しかし、すぐに彼に連絡して、いつ連絡を取るかを明確にすると、人間にできるだけ早くタイムラインを提供することが本当に重要であると思われます。
彼がいつ完全な反応を期待できるかについて期待を設定することによって、あなたは思慮深くなっています。 そして、あなたがその日付を破ったなら、あなたはもはや5日かかって応答する人ではありません：あなたは彼女が1週間が必要だと言ったが2日早く答えた人です。
2.「私は締め切りを迫っている」
あなたがリクエストを先送りしているとき、人々はしばしばその理由を知りたいです。 考えてみてください：誰かがブレインストーミングのためにあなたの机に立ち寄ったら、あなたが「いいえ」と言ってからキーボードに戻ると、彼女はおそらく投げ捨てられます。 しかし、会議の準備に忙しいので（または休暇前にプロジェクトをまとめるなど、他のまったく正当な言い訳で）できないと言っても、彼女は気分を害する可能性は低くなります。
この応答は同様のロジックに従います。 プレートにあるものを共有することで、接続がワークロードに共感することを可能にします。 彼女はあなたが彼女を無視していないことを知っているでしょう。 むしろあなたは夢中になっていて、彼女にメールで十分な注意を払うには数日かかる必要があります。
私はこのアプローチを試してみましたが、そのような時間のかからない状態に戻るのに時間をかけさえしたことを人々が高く評価していました。 イライラしたり、1〜2日後に返信を求めて再度メールを送ったりする代わりに、彼らは幸運を祈り、それがうまくいったときにチェックインするように言ってきました。
3.「外出中の同僚がそれを実行したい」
これは、真実を伝えるだけで私がつまずいた別の行です。 私のチームのほとんどは数週間前に不在だったため、内部フィードバックまたは承認が必要な応答は延期しなければなりませんでした。
私が彼らに走り回っているように応答する代わりに、人々は-再び-非常に理解していました。 私たちは皆、手をつないで仕事をしていますが、あなたは返事を早めることができないことを共有しているので、他の人があなたに書き戻すように圧力をかける理由はありません。
タイムリーにメールに返信することは、関係者全員にとって価値のあることです。 受信トレイを整理するのに役立ち、他の人が必要な情報を取得するのに役立ちます。 そして、完全な応答をすることは常に可能ではないかもしれませんが、何かを言うことはほとんど常に可能です。 だから、半分考え抜かれた、または急いで返事をスキップして、あなたをしばらく買うだろう行を選んでください。 連絡先を本当に気にかけているように感じさせ、良い仕事をするのに必要な時間を取ることができます。
