メールは同時に私たちの職業生活に革命をもたらし、完全な頭痛の種になりました。
革命的な面では、人々にタイムリーなメッセージを送信し、常に彼らの顔の前で彼らを正すことができる能力は非常に素晴らしいです。 夕食を中断したり、夜中に目を覚ましたり、会議、会話、その他のイベントの途中で立ち止まったりすることなく、他の人に手を差し伸べることができます。 しかし、同時に、メッセージは送信してから数分または数時間以内に表示される可能性が高いことを認識しています。
しかし、頭痛の種としては、メールが私たちの生活の質、仕事を成し遂げる能力、そして多くの人にとって幸福感を損なっていました。 近年の研究によると、平均的な専門家は、仕事の週の最大3分の1を受信トレイで直接費やしています。 昼間の時間の3分の1をあきらめる余裕のない忙しい専門家にとっては、これはまた、多くの深夜の時間をメッセージに費やし、目を覚まして待っている数十の新しいものを見つけることを意味します。
そして、このサイクルの数ヶ月または数年後、あなたは非常に重要なメールの受信側の人がそれを開く前にほんの少しresりを感じるかもしれないことを想像することができます。
それでは、相手の受信トレイに瓦bleを作ったり、彼または彼女を生き埋めにしたりせずに、このツールをどのように活用することができますか？
ステップ1：「このメッセージはメールに値するほど重要ですか？」
正直に言ってください。 あなたが送るノートのかなりの割合（特に、恐ろしい「私は先に進み、みんなにCCを送ると思う」チャーマー）はおそらく送信する必要がなかったでしょう。 あなたは同僚の机の上に飛び出したり、簡単なテキストを送ったり、あなたの孤独な人がすべてを出し抜いたりすることができたでしょう。
コミュニケーションで土地を唐辛子でスプレーする前に、「これを送信する必要がありますか？」と自問してください。そして、その直後（最初の回答が「はい」であると仮定）、「これは私が必要とするメッセージに最適な媒体ですか？」伝えるために？"
はいの場合、続行します。
ステップ2：件名を有効に活用する
メッセージを好意的に受信し、すぐに読んで、メリットがある場合は応答するようにするには、次の操作を実行します。件名から戦略を立てる。
いくつかの不可解な、使い古された、または完全な退屈な件名（たとえば、「フォローアップ」、「質問」、または「助けが必要」）に捨てるのではなく、こんにちは人をつかみます。 「ビル・スミスによるレファレンス-マーケティング・マネージャーの役割」または「木曜日の正午までにタイムリーなリクエスト-署名が必要」などを検討してください。メッセージが短い場合は、メール全体を件名にします今日のPM？」
ここでのポイントは次のとおりです。メールが受信者の受信トレイに他の人の束と一緒に集まっていると仮定します。 説得力のある件名の行は、タイムリーに読んだ（そして応答した）ことを保証するのに役立ちます。
ああ、副次的な注意として、本当に緊急の状況のために「この緊急をマークする」オプションを予約してください。 誰かを悩ませる最も簡単な方法は、あなた以外の誰にも緊急ではない何かを「レッドフラッグ」することです。
ステップ3：相手側で物事を簡単にする
毎日100通以上のメールを受信する人として、私はメールを送る相手の生活を楽にするために一生懸命働いています。 そして、彼らが私のために同じことをするとき、私はそれが狂ったように大好きです。 具体的にどのようにこれを行うことができますか？
まず、あなたのメモがあなたが応答を期待しているものよりも情報のポイントである場合、「返信は必要ありません-私はあなたにそれを知らせたい…」のようなものから始めることを検討してください
また、相手が「これをありがとう」または「メッセージを受信しました」と言ってメモを送り返すことを強いられないので、受信トレイの負担が軽減されます。
次に、できるだけ短くしてください。 送信する前に確認してください。 簡潔ですか？ 重要ではない何かを切り抜くことができますか？ あなたは思考のとりとめのない流れに行き、14段落のエッセイで終わりましたか？ 同じメッセージを半分のコピーで取得できる場合は、面倒なものを送信しないでください。
また、作成しようとしている1つまたは2つの「見逃せない」ポイントがある場合は、レビュー担当者にすぐにわかるように太字にすることを検討してください。 （注意してください。人に向かって叫んでいるように見せたくないのです。）
そして最後に、あなたが通信するために必要なものすべてを5つではなく1つのメールに入れるように気を配ってください。 時折、「おっと！ 添付ファイルを忘れました！」または「ああ、もう1つ…」しゃっくりは人間であると呼ばれます。 コンピューターに座る前に思考を収集できなかったために、3人または4人の連射メッセージを1人に定期的に送信することは、魅力的とは見なされません。
確かに、あなたが自分の受信ボックスをあえて埋めることにresするのではないかと恐れて、誰かにメールを送ることを避けるべきではありません。 特に複数のタイムゾーンにまたがる人々と仕事をする私たちにとって、これは私たちが持っている最高のビジネスコミュニケーションツールの1つです。
しかし、アプローチに戦略を適用し、受信者に配慮することは、メッセージの力を最大限に引き出し、好意的な反応を得る可能性が最も高くなります。
