職場での絶え間ない火災訓練に対処する方法-The Muse

金曜日の朝は美しい夏であり、オフィスから早めに逃げることができます。次に、受信トレイと縮みを確認します。たぶん誓う。赤のメッセージタイトル、感嘆符が緊急を示しています。今日の午後4時までに必要なリクエストを読むと、ビーチでの晴れた金曜日のハッピーアワーという夢は消えてしまいます。

私たちは皆そこにいました。恐ろしい消防訓練-あなたの平和な金曜日への予期せぬ、予期せぬ高エネルギー侵入のオフィス用語。それに直面してみましょう、ファイアドリルは良い時間に決して発生しませんよね？

これらの緊急の状況は、金曜日の午後早くに出発するという計画に食い込むだけでなく、多くの場合、残りのTo Doリストを細断処理します。突然、1日を1つの消防訓練に費やしましたが、残りの責任は道端に落ちました。これらの爆弾が生産性を落とすとき、どのようにそれをまとめて軌道に乗せますか？

どこで仕事をしていても、これらの緊急事態は間違いなくワークライフの一部になるでしょう。これらのヒントを使用して、新しい視点でアプローチします。これにより、それらをより効率的に移動し、より迅速に回復することができます。理想的には、将来それらを避けることができます。

課題を明確にする

ファイアドリルの課題を引き裂いて、「それはまさに私が望んでいたものではない」と言われることほど悪いことはありません。

あなたが素早く動いているとき、あなたはしばしばあなたが提供することになっているものの明確な意図を提供する質問をすることを忘れます。また、マネージャーがパニックに陥っている場合、マネージャーは100％明確でないこともあります。次のような良い質問をすることで、両方の時間を大幅に節約できます。

私たちが解決しようとしている問題は何ですか？ これは、最終的な結果がどうあるべきかを明確にするのに役立ちます。飛び込む前に、あなたの仕事が目前の問題に対処していることを確認したいでしょう。
提供する必要がある正確な成果物は何ですか？ スライド、スプレッドシート、物語などを作成する予定ですか？
午後4時までに完了する必要があるのはなぜですか？ 上司は、来週の半ばまで期限が切れていなくても、午後4時までに見たいと思うかもしれません。その場合は、タイムラインを再交渉するためのウィンドウが開く場合があります。
他にどんなオプションがありますか？ ゼロから何かを作成するのではなく、再利用および更新できる作業がすでに行われている可能性があります。
これを行うには、どのような追加情報が必要ですか？ 緊急の課題について頭を上げたら、他に誰を引き入れる必要があるかを考えてから、待機状態にしてください。ミーガンに電話をかけ、電話番号が必要なことを知らせるか、ドリンダに電話して最新の調査データを入手する必要があることを知らせます。
この消防訓練に全員をシフトする機会費用はいくらですか？ この開発のために、今日あなたの皿から落ちるものを誰かに知らせてください。これは、ファイアドリルを本当に優先すべきかどうか、またはプロジェクトの別のプロジェクトが注意を払うべきかどうかを判断するのに役立ちます。

タイムラインの再交渉

私はかつて、経営陣に過剰配達することを決意したマネージャーのために働いていました。彼女が何かを提出するのに3日あれば、彼女はすべてを落として数時間でそれをすることを要求するでしょう。その素早い転換は単に上位を印象付けることを意味しますが、残念ながら他のすべての人のためのファイアドリルを意味します。

これが起こっている可能性があると感じた場合は、上司と会話してください。タイムラインを再交渉して、完全な生産性のメルトダウンではなく、ロックスターのように見えるようにできるかどうかを確認します。わずか24時間でも購入できる場合は、ドリルが耐えられるようになりますが、それでも当初予定されていた作業に参加する時間が与えられます。

「最初のパス」で問題が発生しても完璧を求めてはいけません

私の初期のキャリアでは、消防訓練は完全に完璧であることを確認するために作業に取りbecauseかれていたため、キラーでした。それから、何度かやり直してやり直した後、ファイアドリルはしばしば「最初のパス」、つまり大まかな最初のドラフトしか必要としないことに気付きました。

ファイアドリルの作業を開始する前に、作業が終了したら作業がどこで終わるかを確認してください。まだエグゼクティブやクライアント向けではない場合は、完璧にしようと夢中にならないでください。多くの場合、ファイアドリルは、後で修正して完成できるものに最初のパスを許可します。

すばやく回復

緊急事態に対処した後でも、ファイアドリルは、作業中の作業からコースを逸らす可能性があります。すぐに軌道に乗せるために、常に目に見えるリアルタイムのTo Doリストを手元に置いておきます。最適な作業方法と使用するタブレットやスマートフォンの種類に応じて、todoist、Google Keep、Any.do、Wunderlist、HabitRPGなどのアプリをチェックして、未解決のタスクを追跡してください。

ファイアドリルに対処するとき、まだ達成できる時間に応じて、アイテムをリストの上または下に移動します。これにより、時間が失われても生産性が向上します。

また、あなたの勢いをすぐに取り戻すのを助けるために、あなたの後ろのポケットにいくつかの実績のある生産性ハックを持っていることは役に立ちます。たとえば、Pomodoroメソッドを使用してタイマーを25分間設定し、すべての（必須の）メール関連タスクをバッチ処理する場合があります。その後、電話で同じことを行い、来週の会議の準備で同じことを行います。同様のタスクを収集して耕すことで、ファイアドリルにもかかわらず物事を成し遂げる感覚を取り戻すことができます。

アクション後レビューを実施する

比ur的な煙が消えた後、みんなの記憶が新鮮なうちに、何が起こったのか、なぜ起こったのかをチームと話してください。チームに死角はありますか？みんなの緊急事態になったのは、計画が不十分だったのですか？それは避けられたはずの何かでしたか？

将来のファイアドリルを避けるために、チームは何が起こったのかを把握し、今後それが起こらないようにするために何ができるかを把握する必要があります。

上司と会話する

あなたのオフィスで一貫したファイアドリルのパターンがある場合、それは異なる種類の会話の時間です。上司にパターンを調べて、頻度を下げるために何ができるかを確認するように勧めてください。

事実に基づいて率直に言ってください。「カルメン、過去3週間で7つのファイアドリルを実施し、チームを重要な優先事項から引き離しました。その結果、ABCプロジェクトの成果物が滑り落ち、それは私たちにとってもあなたにとっても見栄えがよくありません。この緊急事態への依存を減らし、この作業の一部を通常の計画に組み込むために何ができるでしょうか？」

これらのドリルの頻度とコストを指摘することにより、新しいレベルの認識を作成できる場合があります。また、復旧戦略を実施することにより、何ができなかったかについて1日中ストレスを感じるようになることはありません。