仕事を得た？ コンピューター、インターネット接続、および机が関係するものですか？
今年はおそらく、小説の価値のあるメールを1日に約100通のメールで作成します。
私たち全員が同意できると思います：電子メールの過負荷が熱狂に達しています。 （そしてディスコやカウベルのような良い熱ではありません。悪い熱です。腸チフスのような。）
ほとんどの人と同じように、私はメールの整理、メールの優先順位付け、メールへの迅速な返信の方法についてかなりの時間を費やしました。 しかし最近、私はより興味深い質問を検討しています：そもそも私にメールを送る回数を減らすように（もちろん、優しく、愛情深く）人々を「訓練」するにはどうすればよいですか？
私のお気に入りのテクニックを3つ紹介します。
それらは革命的な概念ですか？ あんまり。 彼らは健全で賢明なリマインダーですか？ 私はそう思う。 そして、もしあなたが同意するなら、私に電子メールを送って、それについてすべて教えてほしい。 （冗談です。完全に。）
1.すべてのメールにすぐに（またはまったく）答えないでください
これは直観に反するように聞こえるかもしれませんが、実際に掘り下げると、多くの「緊急メール」があなたの助けなしに解決する傾向があります。
適切な事例：1日に1回、素敵なクライアント、同僚、または次のようなことを言う顧客から必死のメールが届きます。
「アレックス！ 助けて！ _________をやろうとしていますが、_________についてあなたが私に言ったことを思い出せません。 もう一度教えていただけますか？」
約90％の時間、1〜2時間待っても何もしなかった場合、その同じ人が次のように書き戻します。
「アレックス！ やった！ 私はそれを考え出した。 私の悪い。 気にしないで！"
即座に応答しないことを選択することで、あなたは人々がより自立するように「訓練」しますが、あなたがどれだけ早く応答できるかについての健全で現実的な期待を生み出します。
もちろん、ここでは常識を使用してください。 顧客サービスのポジションで仕事をする場合（仕事の重要な要素は、あなたの助けを必要とする人々に迅速に対応することです）、明らかに、「私の助けを必要とする人」の定義は他の人とは異なります。
しかし、どんな仕事をしていても、この次のステップを試すことができます。
2.よくある質問への役立つ回答を含む自動応答を作成します
人々が毎日あなたにメールを送るFAQのリストを作成します。 次に、回答を自動応答に追加し、必要なものを正確に提供します。
それは非常に効率的であり、再び、それはあなたが自分自身を助けてくれる人々に感謝するという微妙なメッセージを送ります。
以下に簡単な例を示します。
ちょっと、そこ！
書いてくれてありがとう。
これらの言葉を読んでいるなら、それは私が大きなエキサイティングなプロジェクトにひざまでいることを意味します-そして、私は数時間私のメールをチェックしません。
しかし、電子メールの魔法のおかげで、今でもあなたを助けることができます！
会議を設定するためにメールを送信している場合：
こちらのオンラインスケジューリングツールを使用してください。 時間を制限するのに最適な方法です。
Project XYZのステータスの更新をメールで送信する場合：
こちらから最新のタイムラインをご覧ください。
時間に非常に敏感な質問がある場合：
###-###-####で自分のセルを呼び出してください。 または、3階のデスクまで散歩します。 そばにいます。
3.他の質問ではなく、宣言で応答する
次のような自由回答形式の質問でメールを終了する場合：
「私たちは昼食をとるべきだと思いますか？」
「ウェブサイトの更新方法を覚えていますか、それとも助けが必要ですか？」
「ここから先に進むべきだと思いますか？」
あなたの質問は、より多くの質問を含むより多くのメールを生成するだけであり、あなたの継続的な思考と注意が必要です。
したがって、自由回答形式の質問の代わりに、次のような明確な宣言でメールを終了してみてください。
「昼食を12:30 PMにしましょう。 カフェルナでお会いしましょう。」
「ウェブサイトを更新する準備ができたら、WordPressのチュートリアルとブランドガイドラインへのリンクをご覧ください。 さらにサポートが必要な場合はここにいます。」
「1週間後に再接続しましょう。 来週の月曜日の午前10時にお電話します。」
あなたが提案していることがあなたの受信者にとってうまくいかない場合、まあ、彼らはあなたに知らせます！ しかし、ほとんどの場合、彼らはあなたの正確さに感謝します。 あなたは彼らのために精神的なレッグワークを排除しています。不必要なやり取りの長い列は言うまでもありません。
まとめると？
より少ない（そしてより良い）メールを送信するように人々を訓練したい場合：世界で見たい行動をモデル化します。
友人や同僚にメールして、Googleだけでできることについてアドバイスを求める習慣を作ると、他の人もおそらく同じことをするでしょう。
長い、とりとめのない、ジグソーパズルのような電子メールを書くと、同様に神秘的な応答が得られます。
しかし、思慮深く簡潔であれば、サークル内のすべての人の水準を上げ、他人にどのように扱われたいかを正確に教えることができます。
ですから、明確で一貫した教師になってください。 あなたの受信箱（および精神）はあなたに感謝します。
