会議は高価です。 （明らかに）出席するために人々を充電しているからではなく、人々の時間を使うからです。 収益を生み出す他の多くのことを行うのに費やすことができる時間。 実際、ある研究によると、中堅レベルのマネージャーの定期的な会議では、1社に年間1500万ドルの費用がかかっていました。
年間1500万ドル！
言うまでもなく、準備時間とコンテキスト切り替え時間も考慮する必要があります。 カリフォルニア大学アーバイン校のグロリアマーク教授は、作業を中断してから元の作業に戻るまでに平均25分かかることを発見しました。
これらの統計を知っているということは、会議に電話をかける必要があるかどうかを議論するとき、何が価値があるのか（文字通り）自問することを意味します。 これはみんなの時間を最大限に活用していますか？ それほど頻繁ではありませんが、答えは「いいえ」です。
それでは、次に何をすべきか？ 簡単！ シンプルだが重要なメールを送信して、全員に情報を提供し、順調に進みます。
含めるもの
あなたがカバーする必要がある3つの重要な事柄があります：
- ロジスティクス ：会議がキャンセルされた理由と、定期的な会議の場合、次回の予定
- アクション ：完了または保留中の重要なアクション項目
- 情報 ：グループの更新または一般的なFYI
注：アクションアイテムとロジスティクスを最後に置くというtrapに陥らないでください。 最も重要な情報を上位に持つことで、同僚がメールをスキミングしたときにそれを確実に確認できます。 ああ、そしてあなたのためのボーナスのヒント：人々が気づくのを確実にするために何かをする必要がある場合、人々の名前を太字にします。
電子メールのサンプルミーティングを電子メールに変える方法
- 設計に関するフィードバックを得るために5人のクライアントに連絡する- マリア
- 最終的なマーケティング計画のタイミングを承認のために送信します- Jason
- ロックされたマーケティングコピー
- クライアントの最終候補が確定しました
- 財務チームに送信された予算リクエスト
- 開始日が確認されました（11月14日！）
簡単に思えるかもしれませんが、会議用の電子メールをプロの手品に追加することは、チームの集中力と生産性を高める素晴らしい方法です。 他の人の時間を尊重し、常に次のステップが明確であることを確認すると、あなたの周りの人も同じことをする可能性が高くなります。 忙しい日に仕事を終わらせるのに1時間もかからないのは誰ですか？
