あまりにも多くのクライアントが彼らのキャリアの「もうそれをとることができません」段階で私に来ます。
たとえば、トリシアを例にとると、私に来てくれたトリシアは、自分の仕事とそれを管理できないことに落胆しました。 彼女は長時間働いていました-彼らのほとんどは会議に座って何百ものメールを処理していました-そして土壇場で急いでマーケティングキャンペーンを終わらせました。
「常にオン」の考え方が彼女に近づいていました。 そして彼女は辞める準備ができていた。
トリシアには、すべての従業員が持つべき最も重要な職務スキル、つまり優先順位の設定と管理が欠けていることがすぐにわかりました。 つまり、最も重要な優先事項を明確に特定し、エネルギーと時間の大部分をそれらのものに集中させる能力です。
残念ながら、オフィスでの時間管理と生産性についてよく話しますが、優先順位付けの技術はしばしば失われます。 その結果、多くの人々がトリシアのようになります：疲れ果て、失望し、燃え尽きます。
過剰な時間と絶え間ないTo Doに圧倒されていると感じる場合、優先順位をより適切に管理する必要がある可能性のあるいくつかの明確な兆候と、軌道に戻る簡単な方法を以下に示します。
サイン＃1：すべてが重要だと信じている
To Doリストを見て、すべてが等しく重要であると見ると、品質よりもタスクの量に圧倒されやすくなります。 あなたの仕事の。 しかし、これを考慮してください。パレートの原則は、タスクの20％が結果の80％を生成することを示唆しています。つまり、毎日の作業のごく一部が注目に値することを意味します。
トリシアの場合、彼女は受け取ったすべての会議の招待を受け入れていました。 しかし、それは会議が彼女の時間に値するという意味ではなく、彼女が彼女の主要な目標を達成するのを助けたわけでもありません。
ソリューション：目標と目的を明確にする
上司と協力して、パフォーマンスの正確な評価方法を明確に把握します（たとえば、持ち込んだ金額やクライアントの満足度に基づいてレビューしますか？）。 成果物を適切に処理できたら、それらを週ごとの目標に分解できます。
たとえば、最終的な目標が新しい収益を生み出すことである場合、主な焦点は、トレードショーで獲得したリードのフォローアップと、潜在的な顧客との関係の構築です。
毎日、仕事について決断を下す際に、「これにより目標にどのように近づくことができるのか」と自問してください。そうでない場合は、それを置いて先に進みます。
サイン＃2：成果ではなく活動に消費される
一日の始めにリストから始めて、一日中忙しかったが、何もしなかったような気分になったことはありませんか？ イライラするでしょ？ トリシアは確かに忙しかったが、彼女は多くを成し遂げていなかった。
現実には、重要度の低いメールをクリックする、非効率的な会議に座る、重要な作業を進めないような小さなタスクを実行するなど、多くの優先度の低い処理が行われます。 たぶん、あなたは上司や同僚を助けるプロジェクトに一日を費やしたが、自分の仕事を終わらせなかったかもしれない。
解決策：毎日の計画を立て、それに固執する
最も重要な仕事のスケジューリングから始まる日次計画を作成します。 これらの優先アクティビティは、他のことを考える前に、カレンダーで最初にクラックされます。
特定の日時のコミットメントを作成すると、特定のタスクを完了する可能性が最も高くなります。 電子メールが常に気を散らすものである場合は、オフにして、毎日2〜3回の特定の時間にのみ確認してください。 （仕事に取りつかれ、メールを読むことに気を取られると、集中力が回復するまでに64秒かかります。考えてみてください。メールを読んでいる間、1分以上の貴重な時間を失っています。重要な仕事の最中！）
サイン＃3：重要な仕事に着くと気が散る
着信する電子メール、テキスト、インスタントメッセージの連続した「鳴り」が聞こえ、覗き込むように感じます。 あなたは常にソーシャルメディアのサイレンコールに気を取られます。 先延ばしは開始からあなたを守り、完璧主義はあなたを終了から守ります。 そして、あなたは、マルチタスクによって、同じ時間でより多くのことができると誤解します。 おなじみの音？
ある程度のマルチタスクは避けられませんが、最も重要なタスクに仕事を絞り込むことができたとしても、それを完了するのに十分な時間集中できないと、進歩を遂げることができません。
解決策：集中力を養う
実行する必要がある優先度の高い作業について明確になったら、それらのタスクに集中する方法を学びます。 これらの重要な戦略を試してください：
1.作業を分断する： Pomodoroの手法を使用して、25分のタイムスロットをスケジュールして優先タスクを処理します。 時間が経過するまで見上げないで、少し休憩してください。 4回繰り返してから、長い休憩を取ります。
2.作業のバッチ処理：同様のタスクをカレンダーの時間ブロックにまとめてグループ化します。これにより、1つのことに集中して作業を完了できます。 電子メールの処理、電話の返信、ドキュメントの確認などのアクティビティをグループ化して、バッチで実行できます。
3.マルチタスクを停止します。最終的に、各タスクに時間がかかり、起動する作業の品質が低下します。
1日を経て、頻繁にリアリティチェックを行います。毎時間停止して、すぐに自問してください。 最後の1時間は私の最も重要な目標に貢献しましたか？ そうでない場合は、次の60分間を改善して再度開始することを誓います。 1時間ごとにリアリティチェックを行うと、1日が逃げ出すことはありません。
最後に、成功を追跡します。 達成したことと最も重要な成果物に向かってどのようにあなたを動かしたかのレビューで毎日を締めくくります。 これにより、他の（必須ではない）ものを簡単に移動できます。
ワークライフのコントロールを取り戻す準備ができたら、それは時間管理や生産性に関するものではないことを忘れないでください。 重要なのは、すべてを完了することではなく、最も重要な作業を完了することです。 ブライアントレーシーのアドバイスを心に留めておく必要があります。「全体的な仕事に費やす時間ではなく、優先度の高いタスクに費やす時間です。」
