私たちの大部分にとって、私たちの受信箱は敵です。私たちが決してクロールできない痛み、絶望、販売クーポンの底なしのブラックホールです。
そして、自動ファイリングをして心を外すことはできますが、避けられないメールがいくつかあります。 あなたの会社がこれらすべてのチームレポートを送信するのを止めたり、あなたのプレスリリースの後にその迷惑な広報担当者がプレスリリースをチャックするのを防ぐことはできません。
ただし、停止できるメールには、フォローアップメールがあります。
考えてみてください。蓄積するメールが多いほど、すべてのメールに返信するのに時間がかかります。 返信に時間がかかるほど、メッセージを受信したことを確認するために送信するフォローアップメールの数が増えます。 やがて、あなたは悪循環に陥ります。 たくさんの人が「ねえ、昨日送ったメッセージを受け取ったの？」というメールを送ってきたら、余分なスペースと時間がどれだけ無駄になっているか想像できますか？
幸いなことに、受信するフォローアップメッセージ（および場合によっては一般的なメッセージ）の数を減らす非常に簡単な方法があります。休暇中だけでなく、時間。
自動応答を長くしたり詳細にしたりする必要はありませんが、「こんにちは、メールを受け取りました。できる限り返信します！」という短いメッセージで、熱心なビーバーを寄せ付けない場合があります。
自動応答をフォーマットする方法について少しガイダンスが必要ですか？ 開始するには、このテンプレートを試してください：
また、自動応答をより具体的にすることが最善であることにも留意してください。 あなたが彼らに戻る時間の一般的なタイムラインを提供します（「3日以内にビジネスのお問い合わせに返信しようとします」）。そうすることで、忙しいことと自動応答を使用することの違いを知ることができます。受信ボックスを完全に回避するため（明らかにこれを行うことはお勧めしません）。
さらに、自動応答は、より適している可能性のある他の人に作業を指示するための優れた方法です（「マーケティングの機会について私に連絡している場合は、メールでお気軽にお問い合わせください」）。
あなたの自動応答はまた、人々を引き付けるためのより型破りな機会になる可能性があります。 少し自己宣伝的な気分ですか？ ソーシャルメディアページの1つにリンクを追加します。 いくつかの質問に早めに答えたいですか？ 人々が最も頻繁にあなたのために来るもののいくつかを扱うことの楽しいFAQを含めてください。 創造的になりたいですか？ 興味深いと思う最近の記事へのリンク。
ただし、何よりも、メールを返信する代わりに時間を購入する方法として自動応答を使用していることを確認してください（驚いたことに、自動応答は待機時間に関係なくメッセージを返信しません）。
しかし、このアプローチを使用することにより、不要なメールを寄せ付けません。 連絡先を幸せに保ちます。 そして何よりも、受信トレイの恐怖があなたの日に忍び寄るのを防ぎます。
