ボランティアは世界中で活躍していることで多くの注目を集めていますが、その最適なボランティア体験を実現するために、舞台裏で多くのことが行われています。 あなたがボランティアの管理を担当する有給の従業員であろうと、現場の組織のプロジェクトマネージャーであろうと、あなたは仕事を成し遂げるために異なる性格、スキル、期待をナビゲートしなければなりません。
ボランティアを管理することは、オフィスのスタッフを管理することとそれほど違いはありませんが、大きな違いが1つあります。ボランティアは一般に無報酬で、場合によっては体験の費用さえ支払うことです。 また、多くの状況では、期待が高く、常に明確な成果物があるとは限りません。 それでは、ボランティアが彼らの経験を最大限に活用して仕事を成し遂げることをどのように保証しますか？ ここに、マネージャーとボランティアの両方が素晴らしい経験を持つようにするために使用したいくつかの戦略を示します。
タイミングについて現実的になる
ボランティアがプロジェクトにコミットするための最も効率的で影響力のある時間についてはまだ議論が続いています。 3〜6週間で十分だと言う人もいれば、ボランティアの成長と地面への影響を確保するのに6ヶ月から1年が最良の時間だと主張する人もいます。 それで、あなたの組織にとって何が最善かを考え、あなたのボランティアが参加する前にあなたの組織にとって現実的な時間はどれくらいかを伝えてください。
1〜2日間だけの「回転ドア」ボランティアのコストとメリットを真剣に検討してください。 本当に労働力や資金が必要な場合、または彼らが本当に組織にリソースをもたらすことができる場合を除き、ボランティアの「ヒットアンドラン」スタイルは、多くの場合、組織がボランティアに対応するために必要以上に寄付することを意味します。 それは組織の長期的な目標にとって必ずしも良いことではなく、地域社会の懐疑論を確実に促進します。
新しい環境に適応する
ボランティアが到着したら、最初にすべきことは、組織とあなたが働く文化の両方についてオリエンテーションを開催することです。 （国内の基本的な知識がなくても何人の人が到着するかに驚かれることでしょう。）多くの組織はこのステップをスキップしますが、オリエンテーションは重要です。ボランティアはそれらに期待。
このプロセスの一環として、各ボランティアとエントリーインタビューを行い、スキルレベルと最も効果的な方法を評価するとよいでしょう。 また、組織としてのポリシーと、機密性やソーシャルメディアの責任ある使用に関するポリシーなどの重要な詳細を明確にするときでもあります。 （ボランティアがソーシャルメディアを使用して認識を高めるのは素晴らしいことですが、ボランティアがオンラインで開示する情報が組織や地域コミュニティを危険にさらさないようにすることが重要です。）
包括的なオリエンテーションは、到着した瞬間からオープンなコミュニケーションの文化を作り出すのにも役立ち、問題がある場合や説明が必要な場合は、ボランティアがあなたがそこにいることを知らせます。 この文化を維持するには、毎週のボランティアミーティングを開催して、期待や問題について話し合うか、食事の時間を使って全員の気温についてチェックインしてください。
期待を管理する
カンボジアで働いている間、私はボランティアのグループを管理し、調査旅行の途中で「図書館を建設したい」と教えてくれました。これは奇妙な要求でした。 それは意図的な提案でしたが、私たちが去ったときに実際にこの図書館の世話をする人は誰でしたか？ 言うまでもなく、それは私たちの目的ではなく、コミュニティも図書館を望んでいませんでした。
ボランティアは多くの期待を寄せることができます。組織がシームレスに実行されること、西洋の組織のように実行されること、またはそれ以上または異なることを実行することです。 これらの期待から生じる可能性のある競合を防ぐには、提供できるものと提供できないもの、目標とそうでないもの、およびアクセスできるリソースとアクセスできないリソースについて明確にする必要があります。 ボランティアがあなたの組織について理解するほど、彼らはあなたのプロジェクトと目標を達成します。
同様の方針に沿って、旅行の結果に対するボランティアの期待を管理することが重要です。彼らは何か素晴らしいことをしているが、彼らは一晩で世界を変えないだろう。 新鮮なボランティアは、すぐに変化が見られないと落胆し、欲求不満になることがあります。また、受入機関やボランティアマネージャーをすぐに責めることができます。 期待を前もって設定することにより、この作業に時間がかかること、および彼らが時間を提供することによりはるかに大きな目標または運動の一部であることを理解させることができます。
評価と説明責任のシステムを作成する
ボランティアの役職は無給ですが、他の非営利活動への足掛かりになることが多いため、ボランティアがプロセス中に学び、成長することを保証することが重要です。 同様に、有給の従業員を管理しているわけではありませんが、やるべき仕事があります。そのため、ボランティアが目的のプロジェクトを完了できるようにシステムをセットアップする必要があります。
オフィスで行うのと同じように、目標の目標と期限を設定し、フォローアップ会議を開催し、中間チェックインを行う必要があります。 また、ボランティアが行動規範や文書に署名し、コミットメントを強調することを検討することもできます（法的よりも象徴的です）。到着時に何をしようとしているかを思い出させることができます。
ボランティアに問題がある場合は、従業員と同じように直接話をしてください。変更がない場合は、スポンサー組織（通常は学校または人材紹介会社）に相談してください。 それがうまくいかず、彼らがあなたの時間とリソースを浪費している、ポリシーを破っている、または単に彼らの重みを引いていないなら、はい、あなたはそれらを発射することができます。 これは多くの管理者にとって困難です（ボランティア活動の全体的なアイデアは無私無欲であるためです）が、ボランティアが善よりも害を及ぼす場合があり、誰にも利益がない場合があります。
フォローアップについて正直に
涙と抱擁の中で、ボランティアはしばしば地元のコミュニティとスタッフに「私はあなたに戻ることを約束します。決して忘れません」と言います。 しかし、経験によってどのように動いたとしても、彼らは家に戻ったときに戻るリソースや時間がないかもしれません。 大丈夫ですが、家に帰ってからできることについて現実的になるように励ましてください。小さな募金活動を組織したり、他のボランティアを励ますために何回か話をしたり、まったく何もしません。 彼らが去る前にタイムラインを備えた行動計画を開発することは良いことです。そうすれば、あなたは両方が何を期待するかを知っており、それをフォローアップできます。 そうは言っても、listserv、Facebookグループ、またはTwitterフィードを維持することで、ボランティアが参加し、つながり続けることを奨励できます。
また、副次的な注意事項として、ボランティアに代わって実行できるフォローアップについて正直であることを確認してください。 ボランティアの参考になるか、できればボランティアの推薦状を書いてください
ボランティアに素晴らしい経験を与えるには、多くの計画、フォローアップ、コミュニケーションが必要です。 実践的で、準備ができて、正直であり、ボランティアの基盤と組織の両方が良いことから利益を得ることができます。
