ペンからスナック、オフィスゴシップまで、同僚から5フィート離れたところに座っていると、すべてを共有するのは簡単です。 それでも、30分以内に一緒に行うプレゼンテーションの最終的な詳細を議論するには、彼女にメールを送信しますか？ この写真には何か問題があります。
電子メール、電話会議、オンラインカレンダー、チャットアプリは、離れた場所にいるときでも連絡を取り合うことができます。 ただし、ツールは、それを振るう手と同じくらい効果的です。 いつでも各アプリを使用するタイミングと、それらを最大限に活用する方法を知ることは、多くの場合、時間の浪費と製品の出荷の違いをもたらします。
Blinkistでは、読書と学習の効率化に取り組んでいます。そのため、合理化がDNAに含まれています。 小さなチームでもコミュニケーションが非効率になっていることに気付いたとき、私たちはベストを尽くせなかった原因を突き止めようとしました。 日常のツールの使用方法を最適化することで、はるかに多くのことができることがわかりました。
以下では、おそらく誤用している可能性のある4つの一般的なツールと、フォームを修正する方法を特定します。
1.メール
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メールと同じくらい簡単ですが、誤解を招く多くの方法があります。長い議論のための手段としてメールを使用し、1語の回答をスターターのために直接または中継することができます。 そして、ドキュメンテーションに関する広範な議論の場としてあなたのメールチェーンを使用するのは魅力的ですが、メールはプロジェクトの詳細に関する重要な議論の場ではありません。 これらの各インスタンスで行うことは、アクティビティと受信者のアクティビティに複雑さと遅延時間を追加することです。
修正
重要または緊急のタスクについては、直接会って問題に対処し、より迅速に回答を得ることができます。 ライブでそれを行うことで、あなたは自分の時間を守るだけでなく、同僚も助けます。 緊急ニュースがメールで届かないことを誰もが知っている場合、受信トレイが常に更新される理由はなく、人々は代わりに物事を成し遂げることに集中できます。
電子メールは、ディスカッションを開始したり、議題を設定したりする方法と考えてください。そうすれば、チームと一緒に魔法を起こそうとすることができます。
2.電話会議
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電話会議は美しく、いつでもどこでも行うことができますが、対面の会議よりも気軽に感じることができるため、効率の問題を引き起こす可能性もあります。
第一に、彼らは非公式だと感じるので、あまりにも多くの人がロープを張られるのは簡単です。その結果、自分だけができる重要な仕事に参加する代わりに、チームは疑わしい有用性の会議に閉じ込められます。
第二に、彼らはよりカジュアルに見えるかもしれませんが、彼らは非常に精神的に負担になる可能性があることを見落としがちです。 電話会議には、準備と集中的なリスニングが必要です。これにより、毎日の集中力が失われます。 早朝にスケジュールを立てると、その日の集中力が失われてしまいます。 営業時間外に鉛筆を書くと、深夜の作業セッションを見越して定義された1日を扱うことになります。
修正
まず、すべての人を招待する必要はありません。 代わりに、プロジェクトについて知らされており、重要な貢献者である人々を巻き込みます。 会議の1人にメモを取り、チームの他のメンバーと共有して、他の人が仕事に集中できるようにします。
また、通話時間を賢く選択することを忘れないでください。 可能な限り、朝または夜遅くに電話会議の予定を立てないでください。 間に時間を見つけることで、集中力を保護できます。
3.チャット
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特に複数のフロアまたは異なる場所にある企業向けのオフィス間チャットは、対面の非常に便利な代理です：リアルタイムで発生し、ファイルの即時転送を可能にし、自発性を促進します。 しかし、電話会議の場合と同様に、チャットの非常に良いところも欠点です。
オフィスチャットの主な問題は、技術的に中断していないため、自由に質問を書くことができることです。受信者は応答するかどうかを選択できます。 問題は、私たちはリアクティブな生き物であり、私たちがやっていることを止め、私たちにpingを送信する人々に注意を向ける必要があると感じています。 チャットで連絡を取ろうとする意図は目立たないことですが、同僚の作業が中断されるかどうかはほとんど制御できません。 メッセージ通知が表示された場合、彼女が見える可能性があります。 彼女があからさまに反応しなくても、彼女の焦点の一部はあなたの発言や質問によってそらされます。
修正
一般に、チャットは、仕事を進めるのを妨げている簡単な質問、または同僚と時間を設定してより大きな問題を話し合う場合にのみ使用してください。 それ以外の場合は、同僚に迷惑をかけないようにメールを送信してください。
そして、あなたがあまりにも多くのチャットの受信側にいるなら？ メールと同じように通知をオフにします。 多くのチャットサービスでは、ユーザーが「見えない」状態になることもできます。これは、特に更新が頻繁に行われるグループチャットに参加している場合は、応答する義務を感じることなく参加できます。
4.カレンダー
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ユーザーがカレンダーで誤用する一番の理由は、予定表のように扱うことです。 カレンダーを見て、「牛乳を拾う」または「ヘアカットをスケジュールする」に似たものを見たら、それをどのように使用するかを考え直すべき時です。
別のカレンダーの誤用は、単にそれを整理するのではなく、あなたの時間を保護するためにそれを使用することに失敗しています。 新しいプロジェクトの提案に近づき、自分のカレンダーにあなたがそれに合うことができると言われたら、それは必ずしもあなたがすべきだという意味ではないことを覚えておいてください。 最初にあなたの目標と価値観を見ることは重要です。
修正
特定の日時にバインドされているか、自分以外の人が関与している会議やイベントのために、カレンダーを神聖な場所に保つことを目指します。 医師への電話や花の摘み取りなどのタスクのTo Doリストを使用して、カレンダーのプラクティスの変更を開始できます。 小さなタスクを乗り越えることは非常に満足のいくものであり、それらを管理可能なリストに載せることで、彼らは別のキャラクターを引き受けることになります。
そして、常に新しい機会をあなたの役割とあなたの目標に合わせることを忘れないでください。 ここと現在またはあなたの希望する将来に一致しないものは、ドケット（またはあなたのカレンダー）に属していません。
いくつかの簡単な調整を行うだけで、自由にツールを使用してより多くの作業を完了できます。 オフィスでこれらのヒントを共有してください。そうすれば、職場全体がより効率的になります。
