おそらく、受信トレイは、クローゼットの後ろにあるものの捨てられたバスケットによく似ています。 あなたはそれが一掃されることを死にかけていることを知っています（そして多くの隠された驚きを収容しています）が、そのようなタスクに取り組むことの考えは圧倒的です。 そして、そのようなことのために6時間の自由時間を持っているのは誰ですか？
しかし、メールを整理するのに一日中かかる必要はありません。実際、時間を確保しておけば、たった1時間でできます。
分1〜10：ジャンクを片付ける
10分間の時間を設定し、ソーシャルメディアアカウントからの通知、過去のイベントのリマインダー、すでに受信した配信の確認、既に読んだニュースレターなど、不要なメッセージを一括削除（またはアーカイブ）します（または読むことはありません）、関連性がなくなったメール。
これを簡単にするには、受信トレイで一般的な送信者または件名行（たとえば、LinkedInの通知）を検索し、一度に大量のものを削除します。
10分から30分：フォルダーとラベルの作成
次に、アクションを必要としないが、必要なメッセージまたは保持したいメッセージを整理します。
電子メールユーザーと同じ数のフォルダシステムがありますが、簡単な方法は、関連する複数のメッセージを持つトピックまたは電子メールタイプのフォルダを作成することです。 つまり、領収書、プロジェクト、旅行などのフォルダを意味します。 最適な機能を学習するときに、いつでもフォルダを追加および調整できます。
このプロセスを高速化するために、不確かなものには「To File Later」フォルダーを作成し、不要になったものには「Unsubscribe」フォルダーを作成することもできます。 ヒント：これらは、5分間の会議の間に整理するのに最適なフォルダーです。
ああ！ さらに整理したい場合は、いくつかのラベル（Outlookでは「カテゴリ」と呼ばれます）を試して、メッセージに情報を追加します。 1つのメールに複数のラベルを付けたり、ラベルの複数のレイヤーを付けたりすることもできます。 そのため、「Trip」フォルダ内のそのメールには、「New York 2018」というメインラベルと、「Flights」および「Monday」というサブラベルを含めることができます。
30分から50分：2分間のルールを使用するか、アクションが必要なメールのTo Doリストを作成する
今残っているメールは、アクションが必要なメールのみです。 アクションが2分未満で完了できる場合は、今すぐ実行してください。 メッセージを処理するのにさらに時間が必要な場合は、実際にメッセージを送信するよう通知するために、通知を使用してTo Doリストに追加してください。 次に、電子メールをアーカイブして、受信トレイを明確に保ちます（後で検索できます）。
リストメーカーではない場合は、代わりにGmailの新しいスヌーズ機能を使用して、メールを処理する準備ができたときに受信トレイにメールを表示できます。 または、Outlookユーザーの場合、フォローアップ機能を使用しても同じことができます。
50分から60分：設定を更新してメンテナンスを容易にする
世界で最も組織化された受信トレイにおめでとうございます！ OK、世界で最も整理された受信トレイではなく、これまでで最高の受信トレイです。
しかし、パーティーを長くしすぎないでください。さもないと、再びいっぱいになります。 これを避けるには、着信メッセージを自動的に並べ替えるフィルターを設定します。そうすることで不要になります。
私のお気に入りのフィルターはニュースレター用で、実際に読みたいメールを提供しますが、入ってくるとすぐに時間があるわけではありません。 （Outlookには、「ルール」と呼ばれる独自のバージョンのフィルターがあります。
また、通常どおりにメールに返信できない場合は、GmailまたはOutlookに自動返信を設定することを検討することもできます（会議中、異常な時間帯、休暇中など） 。
そして、本当にメッセージを飛ばすために、GmailやOutlookのキーボードショートカットを有効にして学習することができます。
このクリーンアップの後、メッセージを逃したというしつこい感じや、毎朝完全な受信トレイに直面しなければならないというしつこい感じを取り除くことができます。 実際、新しいGmailを利用したり、Chrome拡張機能を使用したり、このInbox AIツールを試したりするなど、より高度なメール組織に移行する準備ができている場合もあります。
または、逆に、まだやることがたくさんあることがわかった場合は、毎週20分を確保して、これらの手順に1つずつ取り組みます。 それを数週間行うと、実際にあなたの人生を楽にしてくれる受信トレイが見つかるでしょう。
