皆さんご存知のように、私は巨大なメールオタクです。 受信トレイを整理する方法を知りたい、週末にそれを片付けたい、または完全な春の掃除をしたい、私はあなたのギャルです。 しかし、まだ話していないことが1つあります。個々の電子メールが届いたときの対処方法です。
これがスクープです。 受信トレイを制御するための最良の方法は、メールを見ただけで後で対処することを約束するのではなく、最初に確認したときに、各メールの処理方法を決定することです。 これには2つの利点があります。最初の段階で受信トレイが混乱することはありません。また、同じメールを何度も見る必要がないため、時間を節約できます。
難しいように聞こえますが、そうではありません。計画といくつかの簡単な質問が必要です。 始めましょう。
時間を選ぶ
まず、仕事でメールにすぐに応答する必要がある場合を除き、毎日数回、すべての新しいメールを確認することをお勧めします。 この時間は毎日異なる場合がありますが、意図的なものである必要があります。たとえば、今日は午前9時から10時まで受信トレイを通過するように設定し、4時から5時までもう一度確認します。 その間に、重要なメールをスキャンしますが、残りは無視します。
これを行うのは難しいことはわかっています（もちろん、クリックしてGIFをクリックすることもわかっています！）が、このスケジュールに固執すると、受信トレイを通過するのが圧倒的に少ないことがわかります。 言うまでもなく、実際の仕事に着手するにはかなりの時間が必要です。
これを自問してください
次のステップは、受信トレイを調べて、各電子メールを1つずつ読んで、各メッセージの質問のこのクイックリストを自問することです。
1.このメールを取得する必要がありましたか？
壊れたレコードのように聞こえますが、毎回これを自問する必要があります。 不要なリストやニュースレターの登録を解除し、除外し、自分自身を削除することをお勧めします。 私の本では、電子メールの削減は常に勝ちです。
2.これにまったく答える必要がありますか？
驚くべきことに、答えは常にイエスとは限りません。 返信が不要な情報メールまたはグループメールの場合は、それを読み、役立つ情報をメモしてから、アーカイブまたはファイルに保存します。
3.私はこれに対処するのにふさわしい人ですか、それとも引き渡すべきですか？
同様の行に沿って、あなたがあなたに要求されたすべてを行う負担を負う必要がないことを覚えておいてください。 あなたが私が言っていることを知っています：彼らがジュニアアナリストを雇うまで引いた数字ですが、上司は代わりにあなたに尋ね続けますそれはあなたの仕事の説明にはありませんが。 これらの周辺タスクを適切な担当者に引き渡すと、受信トレイをクリアするだけでなく、コアジョブを行うための時間をより多く残すことができます。
4.回答するために他の誰かからの情報が必要ですか？
ここでの答えが「はい」の場合は、今すぐその人に情報を求めて、メールを自分の皿から移動できるようにします。 送信者に自分が作業していることを知らせて、数日後に待っている人にチェックインするメモを作成して返信することができます。 それまでの間、電子メールをファイルに保存するか、Boomerangを使用して適切なタイミングで受信トレイに戻します。
5.今すぐメールに返信できますか？5分以内に？
これはほとんどの人がトリップする場所です。 多くのメールは、あなたや他の人からの追加情報を必要とせず、非常に迅速に返信することができます。 その場合は、すぐにメールに返信してください。 もう一度読み直し、処理し、もう一度考える時間を節約できます。 ボーナス：メールへの返信が早ければ早いほど、非常に短い返信が受け入れられます。
6.緊急ですか？
残念ながら緊急性は手に負えないため、メールが緊急の場合は、今すぐ対処するか、受信トレイのクリアが完了した時点で対処するかを決定してください。 後者については、各電子メールに数分を費やすことから単一の問題を掘り下げることに切り替えると、あなたの歩調が少し崩れることを提唱しています。
残りに対処する-あなたの条件で
では、残りはどうでしょうか？ 電子メールが5分以上の応答を必要とし、緊急ではない場合、対処するのに最適なタイミングを決定します 。
私は通常、受信トレイのスイープの終わりに、長い書面による応答を必要とするメールに取り組みます。 または、忙しい一日を過ごしているなら、もっと時間があると思う日までブーメランでそれらをブーメランします。 より多くの作業（モックアップの作成、Excelの数値計算を行う）が必要なメッセージについては、これらのタスクをTo Doリストに入れて、スケジュールに沿って時間を無駄にしないように計画します。
プロのヒント：このプロセスをさらに速くするには、メールを設定して、一度メールを処理してファイルを削除するか削除した後、受信ボックスで次のメールに戻るのではなく、すぐに次のメールに移動するようにしますメールのリスト。 （Gmailの場合、これはGoogle LabsのAuto-Advanceオプションを使用して実行できます。）これにより、次に注意するメッセージを決定するのに時間を費やすのではなく、すべてのメールを確実に取得できます。
