「すごい、 どこにも 行けなかった」と思って会議から抜け出したことがあります か ？
多くの場合、グループをまとめることは、大きな決断や計画を進めるための最も効率的な方法です。 ただし、会議が正しく設定されている場合にのみ機能します。
ですから、あなたがリードする順番になったら、これらの5つの手順を使用して、会議が成功するように設定してください。
1.適切な人を招待する
間違った人が部屋にいるような会議を脱線させることはできません。 ミーティングの終わりまでにグループに決定を下すことを目標とする場合は、その決定に対して大きな利害関係または拒否権を持っている全員がテーブルにいることを確認してください。 製品の新しい販売戦略について議論していますか？ おそらく、セールスリーダー と プロダクトマネージャーを配置する必要があります。そうしないと、何も決定されません。
一方、「余分な」人、または部屋の他の全員よりもはるかに年長または後輩である人が多すぎると、ダイナミックさが失われます。 製造業の変化を訴えるPRの責任者が必要ない場合は、彼を招待しないでください。 全員がCFOに脅されている場合は、最初のブレインストーミング会議から彼女を除外します。
2.宿題を考える
人々にきれいな状態から始めてもらいたいですか、それとも全員が背景情報を持って会議に参加するのに役立つでしょうか？ 入力したいプランを提示している場合は、前の夜（前の時間ではなく）にそれを送信します。そうすれば、参加者の少なくとも一部がそれを調べて消化する時間ができる可能性があります。
そして、人々が会議にアイデアを持ち込みたいなら、彼らに伝えてください。
3.議題を設定する
会議を開催する場合は、議題を設定する必要があります。 「ソーシャルメディア戦略について話し合うためにここに来ました。 誰がアイデアを持っていますか？」-まあ、あなたはカオスを求めています。
代わりに、グループで話し合う予定のトピックを、カバーしたい順に配ります（またはホワイトボードまたはフリップチャートに書き込みます）。 たとえば、議題は次のようになります。
誰もが計画を知っていれば、彼らは話題にとどまる可能性が高くなります。 さらに、このアジェンダは後戻りするための構造を提供します。ディスカッションがトピックまたはストールから外れた場合、会議の全員に、あなたが議論することになっていることを思い出させることができます。
4.目的を人々に伝える
目標は議題と同じではありません。 議題は、あなたが話していることです。 目標とは、達成したいこと、または会議の目標です。テーブルで行う必要がある決定、合意する必要がある次のステップです。
たとえば、上記の仮想会議の目的は次のとおりです。
5.驚きはありません：ビッグアイデアを「事前販売」します
大きな計画や推奨事項を提示している場合、部屋の人々がどのように反応するかを知ることは常にあなたにとって有利です。 誰があなたをサポートしそうですか？ 誰があなたに挑戦する可能性があり、どのような異議を提起する可能性がありますか？
ミーティングの前に、意見が重要なキーパーソンを特定し、計画や推奨事項を1対1で共有します。 入力を求めます。 大規模な会議の前にアイデアを「販売」します。 提起された懸念をメモし、それらの懸念に対処するために計画を提示する方法を調整します。
財務担当副社長は、打ち上げ計画のコストが高すぎると考えていますか？ 予算の見積もりを準備し、他のローンチのコストを確認して、提案された予算を視野に入れるようにしてください。 そうすれば、あなたの計画が「費用がかかる」と彼女が言っても、会話は脱線しません。
一方、誰もがあなたの計画のソーシャルメディアコンポーネントを愛しているなら、それは素晴らしいことです。 ソーシャルメディアが重要である理由を正当化するために20分を無駄にしないでください。実際の計画の詳細に飛び込むか、決定を下す必要のある他の領域にグループの注意を集中してください。
事前に自分で整理し、適切なグループをまとめ、驚きを避ければ、グループの時間を最大限に活用できるようになります。 加えて、あなたは準備をして部屋の全員を感動させ、リーダーとして輝く機会を得ることは確実です。
