To Doリストを取得できなかったと感じる頻度はどれくらいですか？
いいえ、すぐに何かを消すために「To Doリストを作成する」などを含めても、勝ちとはみなされません。
もちろん、それは常にあなたのせいではありません。ポップアップするすべてのファイアドリルはリストをますます長くし続けます。
「私たちは、ボールを空中に保ち、頭を水面上に維持しようとして、人生を忙しくしています。これを行うより良い方法はありますか」と、RegainYourTime.comの創立者で Personalの 著者 生産性の秘密 。
ドワイト・D・アイゼンハワーからヒントを得ると、そこにあることがわかります。
アイゼンハワーマトリックスは、Stephen Coveyによって普及しましたが、前大統領の生産性の原則に基づいて、ToDoを重要度と緊急度で分類し、エネルギーをどこに集中させるかを決定するのに役立ちます。
タスクを明確に定義された4つのカテゴリのいずれかに分類することにより、アイゼンハワーマトリックスは、時間に実際に価値があるものと、委任または完全に委任できるものを評価することを強制します。
以下に、各カテゴリに分類されるアクティビティの種類の例を示します。 To Doリストを分割する方法を参照してください。 その後、各タイプに取り組む方法に関するトーマスのアドバイスに従ってください。
カテゴリ＃1：重要かつ緊急
アシスタントが彼女に通知します。彼女の最終日は明日です。 ラッシュクライアントリクエストは、スムーズに進行していたプロジェクトにレンチを投げます。 これらのタスクは、危機と見なされるか、満たす必要がある重要な期限があります。
それらに取り組む方法
危機がいつ発生するかを予測することはできないので、危機が発生すると想定して、スケジュールに危機の余地を残してください。
「ほとんどの人は自分でスケジュールを変更しますが、何か問題が発生した場合、すべての計画はドミノのようになります」とトーマスは言います。 ソリューション？ 生産時間の60％以上を埋めないでください。
たとえば、午前8時から午後6時まで勤務する場合、緊急事態に備えてカレンダーに約4時間空けておきます。 その日の緊急事態がなければ、あなたは幸運であり、翌日のタスクに先んじることができます。
カテゴリ＃2：重要だが緊急ではない
採用マネージャーとのネットワーキングランチのスケジュール。 家族での休暇の計画を立てましょう。 チームの長期目標をブレインストーミングします。 これらのタスクは全体像の目標に影響しますが、必ずしも期限が厳しいわけではありません。
それらに取り組む方法
これらの項目のほとんどは、毎日のToDoではなく大規模なプロジェクトになるため、開始するのに役立つように、それぞれを一口サイズの期限に細分化します。
分解できないアイテムについては、自分自身に感じることができる一定の作業時間を決定します。これにより、タスク自体の負担が軽減されます。
また、トーマスは、毎日のTo Doリストに3つの重要だが緊急ではないタスクのみを含めることを提案しています。これにより、メール、会議、危機に時間をかけることができます。
カテゴリ＃3：重要ではないが緊急
メール、電話、同僚からの質問。これらは、大きな目標を達成できなくても、すぐに対処しなければならないことです。
それらに取り組む方法
「気晴らしを制御する最も簡単な方法は、テクノロジーを制御することです」とトーマスは言います。
まず、1日数回、たとえば3時間ごとに、またはより重要なタスクを完了した後に、バッチでメールをチェックします。 確実にこれを維持するには、アラートを確認したくないため、メールを完全に終了してください。
携帯電話にも同じことが言えます。完全に消音してください。引き出しに収納するか、机の上に伏せてアラートが表示されないようにします。
同僚からの電話や問い合わせが多すぎる場合は、オフィスのドアを閉めたり、ヘッドフォンをつけたり、「邪魔しないでください」というサインを置いてください。椅子またはキュービクルの壁。
カテゴリ＃4：重要ではなく、緊急ではない
経費報告書の記録、契約書の作成、書類の提出のいずれであっても、「これらの作業は、一度作業を行うと作業に大きな影響を与えませんが、消えることはありません」とトーマスは言います。
それらに取り組む方法
トーマスは、これらのタスクの多くを下級従業員、または個人的な雑用の場合は仮想アシスタントに委任することにより、可能な限り外注します。
外部の支援にお金を払わなければならない場合でも、次の大きなキャリアの動きに最終的に前進するなど、より重要な目標を達成するために得た時間は、長期的に財政的に前進するのに役立ちます。
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