あなたがオフィスで働いたことがあるなら、会議は仕事のタスクの黒い羊であることを知っています。 私たちは彼らを憎むのが大好きで、彼らを永遠に排除しようと努力していますが、なぜ彼らにそんなに時間を費やしているのか不思議に思うまで、何度も何度も彼らを持ち続けています。
誰もが会議のトリッキーな風景をナビゲートするための秘密を持っています（そしていくつかは他よりも優れています。）
そこで、成功した4人の企業リーダーから会議の負荷を減らす（および生産性を高める）ための戦略をまとめました。 誰が知っている、あなたはあなた自身のオフィスでこれらの戦術の1つを試すことができるかもしれません！
1.「会議なし」タイムスロットの作成
これは、本の中で最も古く、最も簡単なトリックです。
そして、それはPhotoShelterのCEOであるアンドリュー・フィンガーマンのために働きました：
「ちょうど1年以上、正午までに会議を開催することを拒否しました。 私の生産性への影響は驚くべきものでした。 ADHDも持っている人として、最高レベルの批判的思考を必要とする仕事には朝が不可欠であることがわかりました。 だから、誰かが必死に朝に会う必要があるなら、私はほとんどいつも断り、代わりに午後の時間を選ぶことができるかどうか尋ねます。 私が洞窟を作る唯一の条件は、会議が私の最優先事項と完全に一致するかどうかです。」
The Museでは、「Winning Tuesdays」を実装することで同様の戦略を採用しました。水曜日の午前9時から午後1時まで、会社の誰も会議をスケジュールすることはできません。
「最も一般的な不満は、会議が頻繁に中断するため、人々が十分な一貫した思考時間を持っていないことでした」と、人事およびタレント担当VPのToni Thompsonは述べています。 「やめることはできないと言われた会議が数回ありますが、努力が非生産的な会議の70％を削減し、それらを多くの生産性、創造性、従業員の健全性に置き換えれば、価値があります。」
2.週に1日だけ会議を開く
Mattan GriffelはOne Monthの共同設立者兼CEOです。 自分の会議の問題を解決するために、彼は特定の時間をブロックするのではなく、1日を除いて毎日ブロックすることを決めました。
ミューズ自身のシステムとは異なり、グリッフェルは水曜日にのみ会議を開催します。「私は大したことはしません。 誰かが火曜日にコーヒーを飲むように頼んだら、代わりに水曜日が機能するかどうか尋ねます。 その水曜日が完全に予約されている場合、次の水曜日について質問します（時には水曜日に2、3回予約する必要があります）」と彼は最近の フォーブスの 記事で述べています。 驚くほどシンプルですよね？
結果は、他のタスクに集中するための大きな時間ブロックではなく、「水曜日まで待機するように人々を促して、重要でない会議を除外することが多い」と彼は発見した。 それはあなたの時間のいくらかを望んでいるが、それを待つか、あなたのスケジュールの範囲内で働くことをいとわない人々を排除します。 とにかくそれらの人々と会いたくないので、それは私にとって素晴らしいことです。」
3.カレンダーを定期的に再訪する
「必要に応じて、四半期ごとに定期的に会議を再評価して、会議のスケジュールを見直しています」と、Greenhouseのコミュニケーションディレクター、ディナアロバイドは述べています。 つまり、四半期ごとに、会社の全員がカレンダーを見て、特定のディスカッションを別のチャネルに移動できるかどうかを決定します。
これは自分のスケジュールで簡単に行えます。 Alobeidは、会議が行われる会議と行われない会議の絞り込みを支援するために、時間枠を短縮することを提案します。 同じことが60分間続きます。45を試してみませんか？」代わりに電子メールやGoogleドキュメントを使用しなくても、短時間で同じことを達成できることがわかります。
また、彼女は、「月曜日に時間をかけて、今週達成したいことや、仕事を遂行し、特定のプロジェクトを前進させるためにどの会議を行う必要があるかを明らかにします。」と述べています。それら。
4.ミーティングパージの開催
Healthifyの最高執行責任者であるAlex Villaは、上記のことをさらに進め、会社で「ミーティングパージ」を開催しています。
「これは6〜9か月ごとの特定の時点であり、定期的な会議を100％削除し、追加できる規則を制定します。」
それでは、Villaと彼のチームのカレンダーに会議を戻すことを正確に構成するものは何ですか？ 「非定期的なクライアント向けの会議の場合、自由に会議を維持または削除できます。 削除された会議は、少なくとも2週間は追加できません。 2週間後、参加者の過半数が積極的に会議を取り戻すように要求した場合にのみ、会議を元に戻すことができます（会議のロビー活動は禁止されています！）」
彼の会社での反応は、このような恐ろしい要求にもかかわらず、信じられないほど肯定的でした。「誰もがそれを愛し、すべてを削除するのを待つことができません。 問題を認めずに、「この会議は役に立たない、キャンセルできますか？」と言いたい人が誰もいないという厄介な状況になり始めます。 最終的には、最適なパフォーマンスのサイクルを経て、人々は個々の仕事をする時間を持ちながら、共同作業ができるというバランスを取ります。」
チームの全員をこの計画に参加させるのは難しいかもしれませんが、小規模な会議ではテストする価値があります。 数週間の間、緊急ではないチェックインを削除することについて同僚と話し、それが仕事に悪影響を与えるかどうかを確認します。
会議の過負荷を解決するには、実際にはワークロードの優先順位付けを行う必要があるため、上記の戦略は非常に効果的です。
