私が最初に他の人を管理していたとき、私のチームのアナリストが彼女のコンピューターで必要なドキュメントを見つけようとした間、辛抱強く立っていたことを覚えています。 5分後-彼女はそれを見つけることができず、ファイルを見つけたらすぐに私にメールを送ると言ったとき、それは私に本当に悪い印象を残しました（そして、私は彼女が他のボールを落とすかもしれないと思いました）。
だから、私からそれを取ります：あなたのファイルとフォルダに名前を付けて整理することは、私がカバーした最もセクシーなトピックではないかもしれませんが（予算とExcelのヒントをもたらした女性は言います）、それは重要なものだと約束します。 合理化されたオンラインストレージシステムがあれば、生活が楽になり、時間を大幅に節約できるだけでなく、上司や同僚にとってより整理されたものになります。 ガイドラインは次のとおりです。
1.デスクトップは仮想デスクです
あなたは、上司があなたをずんぐりしているとは思わないように、デスクをきれいに保つよう人々に言われていることを知っていますか？ これはコンピューターのデスクトップにも当てはまります。 今週作業しているファイルを置く場所であり、これまでに受け取ったすべての添付ファイルをドラッグする場所ではありません。
デスクトップをできるだけ少ないフォルダーに縮小することをお勧めします。 現在作業中の大きなプロジェクトごとに1つと、他のすべてに簡単にアクセスできるマスター作業フォルダーがあります。 まだ行っていない場合は、デスクトップをグリッドに設定して（アイコンが重ならないようにします）、ショートカットの大きな喜びを見つけてください。
ホーム画面に構造を追加するための追加のヘルプが必要な場合は、MacのCleanやDragThing、PCのFencesなどのデスクトップ整理アプリを試してください。
2.フォルダーには戦略が必要
私は、ほとんどの人がオーバーフォルダーまたはアンダーフォルダーのいずれかに気づきましたが、それを正しく理解する人はほとんどいません。 あなたがどこに落ちるかを知る方法は？ 最も一般的なフォルダーまたは最近使用したフォルダーを調べて、フォルダー内のドキュメントをカウントします。 数十個のファイルがある場合、おそらくもう少し構造を使用できます。 一方、 ワークファイル> クライアントA> 2012> 11月> 販売レポート に1つのドキュメントしかない場合、間違いなく慢性的なオーバーフォルダーです。
ここに私が固執しようとするいくつかのルールがあります：
3.ファイル名には目的がある
ファイルに名前を付けるときは、何かを意味するフレーズを選びます。 DSC1045.jpg または Draft Idea.doc という添付ファイルを 受け取った 場合、それが何であるかを知る簡単な方法がありません。もっと重要なのは、後で検索することです。 良いテスト：数か月後にデスクトップでファイルを見つけることを想像してください。 それが何であるかを簡単に伝えることができますか？ そうでない場合は、名前を変更します。
毎月の取締役会会議のメモなど、定期的に作成するドキュメントの場合、トピックではなく会議の日付でドキュメントを区別する方が簡単です。 Month-Day-Yearは使用しないでください。最初に月、次に日、次に年の順にソートされるためです。 代わりに、年月日（数字の月を含む）を使用して、年代順に簡単に並べ替えることができます。 例： Oct27-12 Board Presentation.pdf または 10-27-2012 Board Presentation.pdfの 代わりに 2012-10-27 Board Presentation.pdfを 使用します。 後で閲覧したり検索したりするときに、時間を大幅に節約できます。
4.バージョン管理、バージョン管理、バージョン管理
ファイルの命名について何か覚えている場合は、バージョン管理にしてください。 これは簡単です。 ドキュメントを初めて作成するときは、v1で終わる必要があります。 たとえば、提案に ClientA Proposal_v1.ppt という名前を付けます。 変更を保存してクライアントまたは同僚に送信するたびに、バージョン2、3、4などに更新します。 文書が 完成し たら、後で簡単にアクセスできるように、 ClientA Proposal_vf.ppt または ClientA Proposal_final.ppt を保存します。 なぜなら、バージョン14があったのか、バージョン13が本当に最後のバージョンだったのかと疑問に思うことほど悪いことはないからです。
