LinkedInは昨年、調査結果を発表しました。これは、私たちのプロフェッショナルなto-doリストが変身を必要としていることを示しています。 結局のところ、私たちは自分が行う必要があることを自分で言うことを「実行」するのが得意ではありません。 実際、専門家のほぼ90％が、平均的な就業日までにTo Doリストのすべてのタスクを達成できないことを認めています。
ですから、毎日同じ古いタスクに取り組むことにうんざりしているなら、それを変える時が来ました。 生産性を向上させ、リストを実際に作成するための5つのコツを紹介します。
1.仕事のために1つのTo Doリストを保持する
正直に言うと、仕事のために今しなければならないことすべてを完全に把握したい場合、すべてを単一のリストで見つけることはできないでしょう。 代わりに、ここにいくつかのポストイット、メールに保存された下書き、コンピューター上のスティッキーまたはテキストファイル、そしておそらく電話にアプリまたは2つがあります。
そして、一般的に仕事と遊びを分けることは良い習慣ですが、仕事関連の仕事のために単一の場所を持つことは必須です。 好みの方法を選択して、統合を開始してください。 信頼できるプランナー内の手書きリスト、デスクトップに保存するドキュメント、または携帯電話のアプリなど、どこにでもあります。
ただし、どこからでもリストに追加できることを確認してください。つまり、デスクトップアプリを使用する場合は、コンピューターから離れたタスク（取得した割り当てなど）をキャプチャするシステムをセットアップする必要があります。会議中。 私は個人的にこれらを付箋紙に書き留めておき、それらをマスターリストに転送したら削除するか投げます。
2. 1-3-5ルールに従う
これまでの作業で必要なすべての包括的なリストができたので、毎日のTo Doリストを定義する必要があります。 任意の日に、1つの大きなこと、3つの中程度のこと、5つの小さなことしか達成できないと仮定します。 （注：1日の大半を会議に費やす場合は、これを少し修正する必要があるかもしれません。）仕事を離れる前に、数分かけて翌日の1-3-5を定義してください。朝走っている地面を打ちます。 あなたのポジションが毎日多くの予期しないタスクをもたらす場合、上司からの最後のリクエストに備えて、1つの中程度のタスクと2つの小さなタスクを空にしてみてください。
はい、To Doリストを1-3-5に絞り込むのは難しいかもしれませんが、優先順位を付けることが重要です。 好むと好まざるとにかかわらず、あなたは一日に非常に多くの時間しか持っておらず、限られた数のことを成し遂げようとしているだけです。 1-3-5のリストを選択するように強制すると、完了したことは、完了したことではなく、選択したことになるということです。
このように事前に計画することは、マネージャーがすぐに行う必要がある新しい何かをドロップしたときに、マネージャーとより多くの情報に基づいた会話ができることを意味します。また、他の作業の優先順位を変更するツールもあります たとえば、ひざの上で驚きのプレゼンテーションが行われた場合、「もちろん、午後3時までには届きますが、今日は作業を予定しているため、Q1レポートは明日まで準備できません。 」
1-3-5 To-Doリストをご覧ください！
3.昼食前に重要なタスクを1つ完了します（可能な場合、最も好きでないタスク）
これは私には難しいと認めますが、うまくいきます。 大規模または中規模のタスクの1つを取り、可能であればメールの前に、朝一番にそれに取り組みます。 昼食前に困難な仕事をやめるよりも良い感じはありません。 著者のブライアン・トレーシーは、これを「カエルを食べる」と呼び、有名なマーク・トウェインの引用から改作しました。「朝一番に生きているカエルを食べてください。
私の共同創業者であるキャスリンは、しばしば、夕方に「カエル」を定義して翌日のために準備します。 それにより、彼女は午前中にそれらに取り組む準備ができており、それは彼女が多くの日のために不快なタスクを押しのけないようにします。
4.カレンダーをTo Doリストとして使用する
1日にできることを常に過大評価していることがわかった場合、効果的なアプローチは、会議のように予定表にTo Doを置くことです。 毎日のTo Doをリストにまとめるのではなく、十分な時間を残してスケジュールを立てます。 W2確認情報をHRに送信するには15分かかる場合がありますが、チームのQ1戦略の準備には数時間かかる場合があります。 重要なことは現実的であることです。
このアプローチを試すときは、電子メール、ブレーンストーミング、またはその他の重要ではあるが配信不可能なタスクに追いつくために、カレンダーで時間をブロックするようにしてください。 たとえば、朝に1時間、午後に1時間ブロックして受信トレイを操作します。そして、実際に仕事をする予定であったときに、入ってくる分だけメールを処理しようとする時間を費やさないでください。他の何かに。
5.会議を減らして生産時間を増やす
最後に、上記のすべてのアドバイスにもかかわらず、1日でできると思うことを本当に達成できない場合は、会議炎に苦しんでいるかどうかを検討してください。
エコノミストのジョン・ケネス・ガルブレイスがかつて言ったように、「会議は何もしたくないときに不可欠です」。 実際、この主題について行われた複数の調査は、会議に費やされた時間の4分の1から半分の間が無駄であるという同様の結論に達しました。言うまでもなく、座っている間に他のTo Doを実行することはできません他の人と話をします。
ソリューション：会議を制限します。 会議をスケジュールする前に、最初に電子メールまたは電話で解決できるかどうか、または数分間誰かのオフィスに飛び出すことで解決できるかどうかを考えてください。 会議が必要な場合は、重要な議題項目をリストして、必要な参加者とスケジュール可能な最短時間を決定します。 はい、20分間の会議をスケジュールすることはまったく問題ありません。30に丸める必要はありません。 会議が必要な場合は、実際の作業を完了するために1日の間に大きな時間を中断しないように、それらをグループ化するようにしてください。
はい、前もって再編成と計画を立てることはどちらも前もっての投資ですが、1日の予定リストが実際に終わったときにどれだけ幸せになるかを考えてください。 整理して、すべてのTo Doを1か所にまとめ、気を散らすものを最小限に抑え、その（1日サイズの）リストを征服しましょう！
