Googleカレンダーに大量のマイクロプロジェクトがオーバーブッキングされていますか？ Trelloは1日何時間もかかりますか？ あまりにも多くのリストを作成したため、それらをまっすぐに維持することさえできませんか？
最善の意図でスケジュールを設定していることは間違いありませんが、組織化を維持しようとしても効果がないと思われる場合は、間違った種類の計画ツールを使用している可能性があります。
今日の人気のあるスケジューリングツールのほとんどは、3つの目的のいずれかに役立ちます。 達成しようとしている仕事に適したものを使用していることを確認してください。
1.基本的なTo Doリスト
あなたは、やることリストが何であるかを知っています。 この種のスケジュールは、個々のチームメンバーや、完了するタスクの順序がそれほど重要でない非線形プロジェクトに最適です。
WunderlistやAny.doなどのツールは、よりシンプルなユーザーインターフェイスを備え、複数のデバイスからアクセスできるため、より基本的なものを探している人には最適です。 Webアプリケーションでリストを作成して保存するか、携帯電話から外出先でリストを管理します。
優先順位が無関係な目標を完了しているときに使用する
To Doリストはシンプルで簡単です。つまり、1日の他の部分を捨てることなく、リストをすばやく計画および変更できます。 毎日のタスクが互いに依存していない場合、これは整理に時間をかけずに何をしなければならないかを思い出すのに役立ちます。
ですから、週末を楽しみにしていて、食料品を買い、走りに行き、友達と会い、数通のメールを送りたいのであれば。 最善の方法は、これらの無関係なアイテムをすべて便利なTo Doリストに記録することです。
2.かんばんスケジュール
かんばんツールは、タスクをバケットに整理することに役立ちます。 理想的には、タスクが1つのバケットから次のバケットに移動するにつれて、タスクは完了に近づきます。 たとえば、これらのバケットは、終了する必要がある大きなタスク内のプロセスまたはサブタスクのステージである可能性があります。
Kanbanスケジュールは、TrelloやGoogle Keepなどのツールで使用されるものです。 アイテムを簡単に移動したり、期限やリマインダーを設定したり、タイムラインを他のユーザーと共有したりできます。
優先順位が多くの構造化された段階を通過するときに使用します
バケットシステムを使用すると、プロセスのステージを視覚化し、プロジェクトがこれらのステージを移動するときに個々のプロジェクトを追跡できます。 これは、プロジェクトの管理に役立つだけでなく、プロセスの非効率性を見つけるのにも役立ちます。
同じプロジェクトのさまざまな側面に取り組んでいる従業員のリモートチームがあり、時間割ではなく成果物で進捗を追跡している場合は、これが最適な方法です。
3.ガントスケジュール
ガントスケジュールは、適時性と期限を重視しています。 このタイプを使用すると、プロセスの各ステップにかかる時間、および各ステップとその前後のステップとの関係を計画できます。
期限に基づいて働く人は、多くの場合、GoogleカレンダーまたはAsanaのInstaganttを使用することを好みます。 これらのツールはどちらも、プロジェクトの色分けを可能にします（非常に便利です）。 また、ドラッグアンドドロップ機能が含まれているため、予期しないことが発生した場合にタスクを簡単に再配置できます。
優先度が期限のときに使用する
ガントスケジューリングの適時性重視は、大規模プロジェクトのサブタスクを分解し、各プロジェクトに適切な時間を割り当てるのに役立ちます。 プロジェクトを完了するのに必要な時間を分解することにより、プロセスの各ステップをより効率的に計画し、迫り来る締め切りのストレスを回避できます。
チームのすべてのメンバーが長いプロジェクトのサブタスクを時間通りに完了していることを確認したい場合は、これを使用する必要があります。
スケジュールの最も重要な側面のいくつかを書き留めておくために、自分自身に感謝し、数分かかってください。今日です。 現在使用しているタスク管理ツールについては考えないでください。日々の仕事で重要なことを書き留めてください。
次に、リストを見て、どのようなスケジュールが最適かを判断します。 締め切りにもっと対応できるシステムが必要ですか、それとも毎週計画するのに1時間もかからない単純なリストが必要ですか？
ちょうど私にツイートし、あなたの新しいシステムがどのように機能しているかを教えてくれる時間にスケジュールすることを忘れないでください。
