同僚がジョージ・カオの古いメール生産性の記事に注意を向けたとき、再びラウンドを行っていたので、受信トレイの闘争が本当であることに気づきました。 日本での3週間の新婚旅行から戻ってきたばかりなので、これがどれほど真実かを直接知っています。 受信トレイを管理するための本当のコツがあります。アートではないにしても、教育です。 旅行中、基本的に常に受信トレイ0を目指している私の夫は、私の電話をちらりと見て、メールアイコンと番号が400前後に浮かんでいるのを見て、a然とします。
「それは私にストレスを与えます」と彼は言いました、そして、私は実際に彼の額に汗のビーズが見えました。 しかし、私は休暇中でした！ そして、仕事用アカウント と 個人用アドレスに不在時の応答者がいました！ 誰も私から何かを期待していませんでしたし、私は戻ってきたときに増え続けるその数に直面することに抵抗しませんでした。
もちろん、受信トレイの詳細も、時には退屈ですが、厳しいものです。 週末すべてのプラグを抜いた後の月曜日の朝にメッセージをチェックするか、ランダムな木曜日の午後中にメッセージをチェックするかは関係ありません。 メッセージが応答を必要とするかどうかは言うまでもなく数秒以内にわからない場合、おそらくそれを理解しようとして貴重な作業時間を無駄にしているでしょう。
花王の作品のサブタイトル「定期的に受信トレイをゼロにする方法」は、何にいつ応答するかを単に知ることの重要性を思い出させてくれました。 この認識は、あふれた受信トレイときちんと整理された受信トレイの違いを意味します。 決定を支援する簡単なヒントを次に示します。
1.手がかりを探す
時々、それらは明らかです。 私の同僚の1人は、イベント、研究、報告に関するメールをかなり転送しますが、彼女は常に「アーカイブを自由に感じてください」と指摘します。最初は、少なくとも、返信の冗談（「ありがとう！」）ですが、アーカイブに関する露骨なメモは、彼女が応答を望んでおらず、また必要としないことをすぐに実感しました。
そのような直接的な手がかりがない場合は、もう一度読んで、返信がメモにどのように影響するかを実際に考えてください。 そうでない場合、たとえば、あなたの部署の人が作業中のプロジェクトを単に共有しているだけで、現在追加する価値のあるものがない場合は、レシートを承認するためだけに返信しないでください。
2.質問を嗅ぎ分ける
上記のものと同様に、これはしばしば簡単です。 回答するつもりの明確な質問がある場合は、明らかに応答が必要であり、おそらくその時点での迅速な回答、または24時間以内の回答が必要です。 誰もがあなたに手を差し伸べることが最も雄弁な、または要点を述べた電子メールを書くことを保証されないので、あなたはあなたが答えるためにそこに何かがあるかどうか見るためにパラグラフをふるい分けなければならないかもしれません。
質問がないと判断したが、独自のクエリがある 場合 は、 必ず 、明確化のために応答してください。 将来の誤解を防ぐ可能性がある場合、フォローアップして誰かの受信トレイに追加する価値があります。
3.スピークアップ-聞きたい場合
これは最も難しいのですが、ひとたび慣れると、第二の自然のようになります。 多くの場合、明らかに何も質問していないメールを受け取ります。 送信したものへの応答、完了したプロジェクトに関するフィードバック、状況を処理するためのアドバイス、部門固有の目標に関する情報を受け取る場合があります。 会話に追加する新しいものがない場合、またはコメントをきちんと取って仕事を進めることができる場合は、応答しないことについて安心できます。
しかし、一方で、自分自身を明確にしたり、行った決定について詳しく説明したり、新しい洞察を提供したりするために、自分を表現することを強いられていると感じた場合は、もちろん返信ボタンを押す必要があります。 これは、作業環境が独立した思考を促し、議論されているトピックに貢献する作業環境である場合に特に当てはまります。
言うまでもなく、ニュースレター、大量の電子メール、またはオプションの読書のように感じるものは、応答を必要としません。 便利だと思う場合は、花王の提案に従ってフォルダを作成できます。受信トレイを整理して維持することは、事実上自動的に感じられます。
考慮すべきもう1つのことは、送信者の場所に身を置くことです。 あなたがそのメッセージを送信したのであれば、応答を探していますか？ 感謝を表明する時は確かにありますが、誰かと定期的に連絡を取り合ったり、多くのことを考え抜いている場合は（考え抜かれた答えが必要な場合）、おそらくメールをそのままにして、送信しないように注意してください。あなたのような受信箱ゼロを達成しようとしている可能性が高い人への不必要な2単語の返信。
